Cosa significa knowledge management e a cose serve? La traduzione letteraria di knowledge management è gestione del sapere aziendale e, di fatto, proprio di questo si tratta. Per sapere, si intende tutto il patrimonio conoscitivo aziendale: documenti, procedure, dati e metriche, ma anche pratiche, informazioni qualitative, conoscenze tecniche, best practice ed esperienze finora non adeguatamente strutturati e diffusi per attività e progetti futuri.

Mettere a fattore comune la conoscenza aziendale, saperla gestire e usare in modo efficace risponde a un obiettivo importante della manifattura di oggi: migliorare l’efficacia e l’efficienza produttiva, rendendo disponibile quando e dove serve la conoscenza maturata nel tempo da tutte le persone che lavorano sulle linee produttive. Questo significa ottenere finalmente un vantaggio competitivo importante, spesso sottovalutato: recuperare e valorizzare la conoscenza delle persone sull’ultimo miglio, il cui impiego può offrire un quadro veramente completo su come ottimizzare la produzione.

Sviluppare un buon approccio per il knowledge management significa anche trovare il giusto approccio e il giusto strumento per portare le persone a condividere informazioni, dati e documenti in modo semplice, come facciamo nella vita di tutti i giorni attraverso smartphone e tablet. Tutta questa conoscenza deve poi essere adeguatamente classificata, analizzata e usata dal management per prendere migliori decisioni e ottimizzare i processi produttivi.

Le barriere per un buon knowledge management

Una gestione delle conoscenze approssimata e uno scambio di informazioni frammentato potrebbero causare diversi problemi nel plant, mettendo a rischio la continuità e l’efficienza produttiva. Una cattiva gestione della conoscenza è solitamente caratterizzata da tre limiti:

• Mancanza di un punto centralizzato per la raccolta di informazioni

Il plant è un ambiente tradizionalmente poco digitalizzato: registri cartacei, lavagne, riunioni e telefonate tra pochi sono strumenti di comunicazione ancora comuni. Per ovviare a questo limite e scambiarsi informazioni in modo più veloce, i team prendono spesso iniziativa iniziando a usare app di messaggistica personale, che creano ancora più frammentazione delle informazioni, oltre che rischi per la protezione dei dati e dei segreti aziendali. Spesso, si ricorre a strumenti digitali poco user-friendly per arginare questi rischi, come complessi ERP e CMMS, che riescono solo in parte a creare le condizioni per un passaggio di informazioni, dati e documenti efficace.

• Difficoltà di strutturare le informazioni qualitative e volatili

Sono tutte quelle informazioni frutto di conversazioni informali condivise davanti alla macchinetta del caffè, durante le telefonate da una parte all’altra della linea di produzione, in una riunione tra pochi o nelle chat non aziendali. Le soluzioni di collaboration e gestione processi tradizionali non prevedono, o prevedono solo in parte, strumenti semplici per la strutturazione di queste informazioni, nelle quali si nasconde la conoscenza necessaria per ottimizzare i processi: spesso, infatti, metriche e dati storici quantitativi non sono sufficienti a capire il perché vi sia un fermo macchina ricorrente o un collo di bottiglia che rallenta la produzione.

• Impossibilità di avere una vista completa dei processi

La difficoltà di governare conoscenza, dati e informazioni impedisce al direttore di produzione e al management di monitorare, gestire e razionalizzare al meglio i flussi comunicativi. Il costo di questa mancanza è alto: processo produttivo non ottimizzato, perdita di tempo nella ricerca di informazioni necessarie a lavorare, difficoltà nel prendere le giuste le decisioni, interventi manutentivi doppi, fermi macchina più frequenti e, dunque, maggiori scarti produttivi. In una parola: l’azienda ha una perdita economica.

La soluzione: realizzare un sistema efficace 

Il successo di qualsiasi manufacturer oggi risiede nell’impiego efficace del patrimonio conoscitivo aziendale, capace di incidere realmente su processi, catena di valore e innovazione.

Sviluppare un knowledge management semplice ed efficace, dunque, significa ottenere maggiore capacità di competere nel business attuale, fatto di alta competizione e time-to-market drasticamente corto, con numerosi vantaggi operativi: migliore collaborazione tra team, condivisione di conoscenze, informazioni facilmente reperibili e analizzabili e identificazione di idee e talenti.

I benefici ottenibili da un buon sistema di knowledge management non sono solo operativi, ma hanno un importante impatto sul business: meno fermi e sprechi, continuità di produzione garantita, maggiore produttività e, quindi, profitti.

I requisiti per implementare buon knowledge management

Per raggiungere questi vantaggi, occorre un approccio che consenta di condividere conoscenze, informazioni, dati e documenti in modo semplice, rapido e intuitivo. L’interazione naturale è il nuovo modo di pensare i processi e la gestione del patrimonio conoscitivo all’interno del plant: essa estende alle linee produttive le dinamiche con le quali tutti i giorni comunichiamo e collaboriamo facilmente dai dispositivi mobili e, così, fa in modo che i team documentino tutte le attività nel momento stesso in cui le stanno svolgendo, senza stravolgere la routine lavorativa. Questo approccio alla gestione dei processi e del patrimonio conoscitivo permette anche di far emergere informazioni qualitative fino a ora non strutturate che, se adeguatamente analizzate, possono offrire un quadro più completo dei processi.

Interacta è la prima e unica piattaforma capace di garantire una gestione ottimale dei processi e del patrimonio conoscitivo aziendale e in particolare:

• mette in collegamento team e persone distribuite sulle linee produttive
• fa emergere le conoscenze tacite e le informazioni destrutturate 
• mette a fattore comune la conoscenza tecnica del singolo, così non si perdono se un operatore è assente o lascia l’azienda
• identifica e valorizza idee e talenti già presenti in azienda
• semplifica la gestione documentale senza sconvolgere i processi esistenti
• classifica dati, informazioni e conoscenze per meglio monitorare e analizzare i processi
• semplifica il lavoro delle persone, con conseguente aumento di soddisfazione ed engagement