Nell’era del digital business, il knowledge management, la disponibilità dei dati e lo scambio di informazioni permettono risposte più veloci ed efficaci ai problemi operativi. Per esempio, nel contesto della fabbrica intelligente, la condivisione della conoscenza tra manutentori contribuisce a una significativa riduzione dei guasti, scongiurando il rischio di fermi macchina.

Fermi produttivi: conseguenze e soluzioni

Un’interruzione non programmata dei processi produttivi non soltanto genera una serie di costi diretti, legati all’urgenza dell’intervento, alle componenti di ricambio e allo spreco di risorse, ma provoca anche un calo di profitto e danni all’immagine. Una consegna mancata o non puntuale, infatti, potrebbe comportare il ritiro della commessa o addirittura la perdita del cliente, con conseguente riduzione della brand reputation.

Una soluzione per supportare il knowledge management può evitare i fermi produttivi (e tutti gli incidenti connessi) favorendo un corretto passaggio di informazioni tra gli addetti alla manutenzione dell’impianto. Sostanzialmente, offre un sistema integrato di comunicazione, collaboration e gestione documentale che permette di condividere il know-how e le competenze, gli updates sulle attività manutentive, i dati tecnici delle macchine. Grazie alle funzionalità collaborative in grado di semplificare le interazioni all’interno del team con tool semplici e intuitivi quanto le interazioni naturali che abbiamo tutti i giorni, i tecnici possono scambiarsi informazioni relative a parametri di esercizio, segnalazioni di anomalie, avanzamento degli interventi e così via.

L’importanza del knowledge management

Tutto questo immenso patrimonio informativo spesso si perde tra registri e appunti cartacei, telefonate e chat private, riunioni tra pochi, chiacchierate davanti alla macchinetta del caffè. La visione sullo stato di salute dell’impianto e sui processi di manutenzione rimane frammentata e diventa veramente complicato pianificare le attività del team con raziocinio e puntualità.

La reperibilità delle informazioni assume così un’importanza strategica quando bisogna agire con tempestività in situazioni di urgenza o per organizzare i processi in funzione preventiva, anticipando gli eventi e potenziali danni. Perdere tempo per cercare indicazioni utili, preoccupandosi di doverne vagliare la veridicità, l’integrità e l’aggiornamento, può rivelarsi fatale e, in ambito manutentivo, sfociare in un fermo non programmato.

I Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) e gli altri software gestionali comunemente impiegati per l’organizzazione dei processi manutentivi, infatti, forniscono le informazioni tecniche necessarie al regolare svolgimento delle attività, ma non i dettagli pratici che solo l’esperienza sul campo e il passaparola tra colleghi possono offrire.

Avendo a disposizione soltanto la documentazione standard, i manutentori junior rischiano di perdersi nel tentativo di seguire procedure complesse e schede di intervento non sempre chiare ed esaustive. Il confronto con le figure senior potrebbe invece facilitare l’apprendimento dei nuovi arrivati: da qui l’importanza di soluzioni software in grado di centralizzare e rendere facilmente accessibile il know-how che solitamente si disperde nelle conversazioni informali, durante meeting improvvisati o tra i messaggi delle app consumer.

Strutturare e centralizzare i flussi informativi

Ecco perché implementare processi corretti di knowledge management, con il supporto di una piattaforma evoluta per il passaggio di informazioni e la gestione dei processi, deve essere una priorità per qualsiasi organizzazione. Tutte le occasioni informali di conversazione all’interno del team, qualsiasi segnalazione passata dagli operatori di linea ai manutentori, devono confluire in un flusso strutturato di comunicazione e archiviazione delle informazioni utili.

Gestire la conoscenza in maniera efficace per evitare i fermi macchina significa insomma avere un repository centralizzato di dati e documenti, disponibile sia inter che intra-plant, a cui qualsiasi manutentore può facilmente accedere, senza perdite di tempo deleterie.

Solo in questo modo è possibile assicurare la continuità operativa necessaria a prevenire le interruzioni di servizio ingiustificate. Inoltre, il personale junior può attingere facilmente alle conoscenze e alle competenze delle figure senior attraverso l’archivio comune, quindi procedere all’intervento anche in loro assenza.

Organizzare le attività e continuous improvement

La visibilità sullo storico degli interventi e sulle attività manutentive in corso permette di organizzare dinamicamente i processi manutentivi, favorendo l’autoregolazione a livello orizzontale: i tecnici possono optare per una ridistribuzione dei compiti più funzionale qualora fosse necessaria, chiedendo aiuto o prestando supporto ai colleghi. Il vantaggio si traduce ancora una volta in un recupero di efficienza e tempestività.

Una corretta architettura di knowledge management infine abilita un ciclo virtuoso di eccellenza, all’insegna del continuous improvement: la disponibilità di report e statistiche sull’organizzazione, sulla conduzione e sull’efficacia degli interventi effettuati permette di individuare eventuali colli di bottiglia e aree di miglioramento per il team manutentivo.

Ecco quindi chiudersi il cerchio del knowledge management, al fine di distribuire conoscenza, organizzare le attività ed evitare i fermi macchina, a tutto vantaggio della continuità operativa, del risparmio economico e della soddisfazione del cliente.

Abbiamo realizzato una checklist, scaricabile qui sotto, per scoprire i principali errori da evitare nel passaggio di conoscenze e informazioni in azienda e come risolverli grazie alla gestione dei processi produttivi.