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Perché NON usare Whatsapp come strumento di lavoro

Perché non usare Whatsapp come strumento di lavoro

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Nella primavera 2019, l’applicazione di messaggistica istantanea WhatsApp ha rilevato una vulnerabilità di sistema che permette agli hacker di spiare e rubare i dati contenuti sui dispositivi. Al momento, non è ancora stato possibile stabilire quante persone siano state vittima dello spionaggio. I ricercatori parlano di una falla estremamente grave usata per accedere a chat, foto, contatti e qualsiasi dato sensibile contenuto sui dispositivi.

Questa notizia fa sorgere una domanda importante sull’uso di WhatsApp come strumento aziendale:

WhatsApp è uno strumento sicuro da usare in azienda per comunicare e condividere documenti e informazioni con colleghi, clienti e fornitori?

La risposta è che WhatsApp è un servizio di messaggistica privata e non di tipo corporate, ovvero su cui l’azienda ha totale governabilità delle comunicazioni, dei dati e dei processi che gestisce. Quindi, in caso di allarme hacker o di cyberspionaggio, l’azienda non può prendere nessuna misura di protezione, come cancellare le conversazioni salvate, disabilitare gli accessi o rimuovere gli utenti dai gruppi.

I problemi di WhatsApp per uso aziendale in Italia

Ad oggi, WhatsApp è l’app mobile più utilizzata in Italia (dato AppAnnie) ed è ormai naturale usarla anche per comunicare con colleghi e clienti. Secondo Morning Consulting, il 69% delle piccole e medie imprese la usa per interagire con i clienti, mentre il 52% la considera uno strumento importante per comunicare con il team e, quindi, una parte integrante dei processi di business.

Ma l’uso aziendale di Whatsapp può portare a problemi di sicurezza, come dimostrato dalla falla appena rilevata. Inoltre, non possiede un sistema centrale per proteggere i dati aziendali: in caso di smarrimento dello smartphone, chi ne dovesse entrare in possesso potrebbe accedere a informazioni e segreti aziendali importanti. Anche nel caso un collaboratore decidesse di cambiare lavoro, si porterebbe con lui tutte le conversazioni effettuate e i documenti condivisi dal suo smartphone.

Ma, al di là della sicurezza, WhatsApp presenta altri due problemi se usato come strumento aziendale:

  • Non ha un sistema centrale di controllo che raccolga e strutturi tutte le informazioni aziendali e, quindi, che permetta di monitorare in modo efficiente tutti i processi e la gestione delle attività.
  • Non è integrabile agli altri sistemi e strumenti corporate. Tutte le conversazioni sulle chat diventano così un garbuglio di informazioni che vanno ulteriormente selezionate, classificate e riportate manualmente sui gestionali aziendali per essere disponibili e analizzate in futuro: un’operazione estremamente complessa e time-consuming.

La soluzione? Una piattaforma sicura e amministrata centralmente

WhatsApp può causare problemi in termini di sicurezza, governabilità e rintracciabilità delle informazioni aziendali. Dall’altro lato, manifesta la crescente necessità delle persone di collaborare in modo rapido e intuitivo, attraverso funzionalità naturali che si usano tutti i giorni per comunicare con familiari o amici.

Occorre dunque una soluzione che garantisca totale sicurezza, ma che sia anche user-friendly, facile da usare e di rapida consultazione, capace di organizzare razionalmente il magnum informativo e il patrimonio conoscitivo aziendale.

Del resto, le persone già usano le cosiddette app consumer durante la loro vita quotidiana e sarà più facile per loro adattarsi alle modalità di interazione naturale abilitate da una piattaforma aziendale che consenta di comunicare in real-time, ma anche di tenere traccia e strutturare queste comunicazioni.

L’approccio naturale alla gestione social dei processi

L’interazione naturale è il nuovo approccio che permette di gestire i processi aziendali in modo strutturato e sicuro, ma anche rapido, semplice e intuitivo.

Interacta è la prima piattaforma proposta da Injenia per la gestione dei processi in maniera naturale: è intuitiva e semplice da usare come WhatsApp, ma è anche uno strumento potente per monitorare centralmente i processi aziendali e raccogliere tutti i dati utili in formato digitale, senza bisogno di doverli trascrivere. Non solo documenti e procedure già strutturate, ma anche tutto l’insieme di quelle informazioni volatili che prima si perdevano nelle interazioni tra pochi, nelle telefonate o, appunto, nelle chat di WhatsApp.

Grazie a Interacta, le persone potranno collaborare e definire workflow ad hoc per ogni attività semplicemente scrivendo un post sulla piattaforma. Il post viene visualizzato in tempo reale da tutti i membri delle community di processo. Ognuno può offrire aiuto sulle community, aggiungendo commenti, like o allegando foto e documenti. Mentre si lavora, tutte le informazioni sono raccolte e classificate e tutto il processo è monitorato nella sua interezza.

Le nuove forme di collaboration abilitate da Interacta permettono di ottenere quattro importanti vantaggi operativi e di business:

  • Strutturare la collaboration tra persone: grazie a Interacta, si comunica e si condividono informazioni, documenti e procedure, con le stesse dinamiche social di tutti i giorni. La collaborazione avviene sia tra i team interni che con altre aree aziendali.
  • Diffondere la conoscenza delle singole persone, che diventa patrimonio aziendale e, pertanto, facilmente accessibile. Così, non occorre interrompere il lavoro quando una figura senior è assente. Allo stesso modo, le informazioni importanti rimangono in azienda se qualcuno decidesse di cambiare lavoro e chi subentra ha già tutto pronto per iniziare, senza bisogno di lunghi passaggi di consegne.
  • Semplificare l’analisi e l’interpretazione dei dati e delle attività: Interacta raccoglie, organizza e analizza tutte le informazioni, strutturate e non, in modo da offrire alla direzione un quadro completo e aggiornato in tempo reale di tutto ciò che avviene in azienda.
  • Aumentare l’engagement delle persone: sulla piattaforma, ognuno partecipa attivamente alla definizione delle strategie e delle tattiche operative, può offrire e ricevere aiuto e formazione personalizzata. Vi è confronto diretto e maggiore riconoscimento dei successi personali: tutto ciò aumenta la motivazione dei team, evidenziandone i meriti e gli obiettivi raggiunti.
  • Garantire la sicurezza: Interacta è una piattaforma aziendale che permette di gestire i processi e le comunicazioni in modo sicuro, grazie a funzionalità evolute di secure data storage, controllo granulare degli accessi e security encryption system.

Così Interacta si rivela uno strumento prezioso che risponde alle attuali esigenze in termini di sicurezza e, allo stesso tempo, mette a servizio delle persone una piattaforma di collaboration facile e intuitiva, che agevola lo scambio di know-how, l’autoregolamentazione e l’innovazione bottom-up.

Contattaci per scoprire come evitare i rischi dell’uso aziendale di WhatsApp e gestire le informazioni in modo semplice e sicuro

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