Sì, lo sappiamo: il tempo è denaro.
Ci hai messo molto per attrarre nella tua organizzazione i migliori talenti e le figure di cui avevi davvero bisogno e adesso vorresti che i risultati di business arrivassero nel minor tempo possibile e senza troppo intralci.
Occorre però fare un passettino indietro: affinché tutto fili liscio (o quasi) è fondamentale avere una strategia per la gestione del team di lavoro; è proprio questa strategia l’elemento cruciale per il successo e il benessere di qualsiasi organizzazione.
Gestire il team di lavoro non è un compito semplice. Serve coordinare le risorse umane con precisione e metodo affinché ogni persona sappia qual è il suo compito e in quanto tempo deve portarlo a termine secondo gli obiettivi prefissati. E sentirsi soddisfatta e carica del lavoro svolto.
In questo articolo vedremo che cos’è la gestione del team di lavoro e perché è importante. Ti parleremo poi di cinque passaggi per gestire con successo il team, anche grazie a Interacta, la nostra Digital Work Experience Platform.
Cos'è la gestione del team di lavoro e perché è importante
La gestione del team di lavoro è l’insieme di strategie e attività per coordinare il lavoro dei team, raggiungendo così gli obiettivi aziendali. La gestione del team di lavoro coinvolge: la pianificazione dei task, l’assegnazione di ruoli e compiti, l’avanzamento delle attività, ma anche e soprattutto la comunicazione tra le persone e la risoluzione di eventuali difficoltà o problemi.
Quando c’è una corretta gestione del team di lavoro, le prestazioni dei dipendenti sono ottimali, i risultati sono perfino migliori di quelli attesi, e la sensazione finale è quella di soddisfazione e benessere. Insomma, è chiaro che una gestione efficace del team crea un ambiente di lavoro armonioso e produttivo, che favorisce la crescita dei talenti e dell’organizzazione stessa.
Una corretta gestione del team di lavoro è importante per diverse ragioni. In primo luogo per promuovere la collaborazione tra le persone del team, facilitando la condivisione di conoscenze ed esperienze e dando vita a progetti originali e creativi. I vantaggi dell’intelligenza collettiva sono tanti, te ne parlavamo anche in questo articolo che ti consigliamo di (ri)leggere.
In secondo luogo, per la buona riuscita delle operazioni quotidiane.
Ultimo, ma non meno importante: gestione equivale a serenità. Se le persone sanno esattamente cosa fare e a chi dover chiedere in caso di dubbi, si sentono valorizzate, lavorano meglio e contribuiscono a innovare e far crescere l’azienda.
Gestione efficace del team in 5 punti
Non è mai troppo tardi per cominciare – o migliorare – la gestione del team di lavoro nella propria organizzazione.
Non sai da dove partire? Non preoccuparti, ora vedremo come farlo in 5 punti e con l’ausilio di tecnologie come Interacta, la Digital Work Experience Platform che le aziende in rapida evoluzione utilizzano per connettere le persone, gestire i processi e condividere la conoscenza.
1. Metti nero su bianco le attività e l’effort necessario
Se le attività di un team sono sparse tra mail, documenti, chat e altri luoghi, avere una vista completa dei compiti da svolgere diventa complicato. Questa panoramica è però fondamentale per capire chi sta lavorando a cosa e se si possono assegnare task aggiuntivi.
Per semplificare il processo di gestione del lavoro puoi:
- creare un elenco completo dei processi di cui il tuo team è responsabile o a cui deve contribuire;
- definire priorità e una data di scadenza per ciascun processo;
- scomporre processi in attività più piccole da assegnare alle persone di competenza. Questo aiuta nella distribuzione delle attività settimanali o giornaliere.
Interacta abilita e facilita l’organizzazione del lavoro e la gestione sia dei grandi processi, che dei piccoli task. La piattaforma è infatti organizzata in community, aree tematiche nelle quali gli utenti interagiscono su uno specifico tema o processo.
Su Interacta, grazie al workflow manager, puoi associare uno specifico processo a una singola community e gestirne i flussi di lavoro e gli avanzamenti attraverso i post.
2. Chi fa cosa? Distribuzione dei compiti
Ok, è chiaro il macro processo e le singole attività da svolgere. Adesso è il momento di decidere chi fa cosa, definendo ruoli e responsabilità; un compito tutt’altro che semplice, che richiede riflessione e anche tanta empatia.
Sei tu a dovertene occupare in azienda? Ti suggeriamo di prenderti tutto il tempo necessario e porti una serie di domande sugli obiettivi di business da raggiungere e sulle capacità e personalità del tuo team.
Non avere paura di osare: le persone al lavoro si aspettano di crescere e imparare.
Interacta può supportarti anche in questo caso: in ogni post puoi aggiungere dei task con relativa data di scadenza e assegnare questi task a una o più persone o a gruppi, che riceveranno una notifica in prossimità della deadline.
I tuoi collaboratori ti ringrazieranno perché sapranno sempre cosa fare e come il loro lavoro si integra a quello degli altri, evitando confusioni, sovrapposizioni e malintesi.
3. Prima di tutto la comunicazione (e il riadattamento)
Gli imprevisti fanno parte del gioco. Anche il miglior piano può subire variazioni e incontrare ostacoli durante il percorso.
Il manager o chi è incaricato di gestire il team di lavoro dovrà trovare una soluzione per superare le difficoltà e portare a termine l’obiettivo nei tempi previsti, anche se in maniera alternativa o con un cambio di rotta.
Per capire cosa è andato storto, ma in generale per monitorare l’andamento delle operatività è importante comunicare costantemente con i membri del team, evitando scambi destrutturati tra mail, chat e telefonate. Una comunicazione continuativa è fondamentale per rendersi conto di eventuali sovraccarichi di lavoro o difficoltà e se è necessaria una ridistribuzione dei compiti.
Qualora ci fossero variazioni nel piano originale è bene avvertire le persone coinvolte o, in alcuni casi, tutto il gruppo di lavoro.
Una comunicazione interna e quotidiana tra persone in azienda gioca un ruolo fondamentale nella gestione del team e nella sopravvivenza delle organizzazioni. Perché velocizza e nobilita lo scambio di informazioni e conoscenze e accorcia le distanze tra team leader e collaboratori.
Affinché tutto questo sia realtà servono soluzioni tecnologiche che possano moltiplicare il valore del coinvolgimento e della conoscenza del singolo e che abilitino una comunicazione naturale tra le persone.
Interacta nasce con un approccio social e uno dei pilastri su cui si fonda è proprio la comunicazione interna. Con Interacta le informazioni raggiungono ogni persona, ovunque essa si trovi. Puoi inviare comunicazioni mirate e personalizzate e stimolare l’interazione tra colleghi attraverso chat, sondaggi e feedback e l’assegnazione di attività tramite le missioni.
4. Le 2 “F”: Feedback e flessibilità
Quante volte è capitato a ognuno di noi di chiedersi: “Chissà se sto facendo bene”.
I feedback regolari e costruttivi al tuo team di lavoro sono fondamentali per valorizzare l’elaborato delle persone e permettere loro di andare avanti con positività senza reiterare sbagli o dubbi e identificando i punti di forza e le aree di miglioramento.
Un altro asso nella manica per un buon manager è la flessibilità, caratteristica imprescindibile per tempi in cui le condizioni di lavoro si evolvono di giorno in giorno.
Infatti, anche di fronte a una tabella di marcia perfettamente architettata, ciascun processo avrà sempre le sue complessità. Di conseguenza le attività assegnate ai team non saranno mai perfettamente equilibrate, così come la produttività, l’energia e la concentrazione delle persone non sono prevedibili secondo calcoli matematici.
Il lavoro non è statico e le persone neppure. Per questo a tutti è richiesta una certa flessibilità: se il tuo team è costretto a “fare le ore piccole” oggi, probabilmente sarà un altro team a doverle fare domani. Allo stesso modo nel periodo in cui i respiri possono essere maggiori, due pause caffè anziché una saranno certamente d’obbligo.
La flessibilità non riguarda solo le persone e un loro atteggiamento che contempla lavoro extra orario e una formazione costante. Riguarda anche e soprattutto la struttura dei processi, che spesso cambia in base alle esigenze del mercato e ai bisogni dei clienti. È qui che entra in gioco la flessibilità del team e di chi lo guida.
5. Alcune tecnologie possono aiutarti: usa uno strumento di gestione del lavoro
Ricordi cosa dicevamo al punto 1 riguardo all’avere le informazioni di lavoro dislocate in troppi punti?
Dicevamo che crea confusione e fa perdere tempo prezioso. Il nostro consiglio è di avere un punto di accesso unico per tutti gli strumenti di lavoro, possibilmente intuitivo e accattivante in modo da non disperdere informazioni e documenti e consentire alle persone di avere un punto di riferimento per le attività da svolgere.
Utilizzare una tecnologia per la gestione dei processi permette di capire come il proprio lavoro si inserisce all’interno di un quadro più ampio e di trovare subito informazioni preziose per arricchire quello che si sta facendo con il contributo degli altri.
Insomma, avrai capito che “collaborazione” è la parola magica anche in questo caso. Serve, dunque, un unico spazio per permettere ai team di lavorare insieme e collaborare efficacemente e in minor tempo rispetto a quello speso nella gestione di lunghe catene di email e riunioni. La collaborazione stimola il confronto fra le persone incentivando il miglioramento continuo e accrescendo il senso di appartenenza alla realtà aziendale.
Interacta è questo e molto altro. Ti offre la possibilità di raccogliere informazioni sia qualitative che quantitative e informative. La soluzione è dotata di un set di strumenti dedicati al monitoraggio e controllo degli stati di avanzamento, delle informazioni, dei contenuti, delle attività, dei processi gestiti sulla piattaforma, ma anche del coinvolgimento e del comportamento delle persone.
In buona sostanza, è una piattaforma che abilita un nuovo modo di lavorare e ti aiuta a:
- comunicare e informare in modo intelligente e social
- rafforzare la cultura e l’engagement aziendale
- mettere le persone al centro
- rendere la collaborazione efficace
- diffondere la conoscenza e l'intelligenza collettiva
Gestisci il team di lavoro con successo
Abbiamo visto come una gestione efficace del team di lavoro risulti fondamentale per il raggiungimento, nei tempi stabiliti, degli obiettivi di business ma anche per la crescita dell’organizzazione e delle persone che la costituiscono.
Ricorda di cominciare con la definizione delle attività che il team deve svolgere e dell’effort necessario per chiudere un processo. Aiutati fissando date di scadenza e ruoli precisi, ma anche dividendo il lavoro in piccoli task.
E se qualcosa non va come deve? Niente panico: comunica con i tuoi collaboratori e cerca di andare al nocciolo della questione; se serve ridefinisci priorità, scadenza e riassegna i compiti.
Non dimenticarti di essere flessibile e di fornire feedback costruttivi al tuo team.
Fare tutto questo con uno strumento come Interacta sarà sicuramente più facile.
