La Intranet para trabajar bien, juntos
ABF (Azienda Bergamasca Formazione) è un ente autonomo della Provincia di Bergamo, accreditato per formazione professionale e i servizi all’impiego.
Diffonde e realizza attività formative lungo tutto l’arco della vita della persona e risponde alle richieste specifiche di aziende, enti e privati nell’ambito della formazione, dell’orientamento, dell’accompagnamento e del sostegno al lavoro.
È presente sul territorio provinciale con 8 sedi e forma oltre 2500 studenti e studentesse all’anno.
del equipo ABF están activos en Interacta
Y una comunicación interna unificada
Mapa y estructura gracias a Dashboards actualizados constantemente
El desafío
El primer centro de ABF se fundó en 1972. Con los años, Azienda Bergamasca Formazione ha ido expandiéndose, llegando a cubrir, con 8 centros, una buena parte del territorio de la provincia de Bérgamo. Cada centro nace y crece con sus propias peculiaridades y con formas de operar y procesos distintos.
A un certo punto è arrivata la necessità di uniformare i processi per poter lavorare in modo organico in tutte le sedi.
“A volte capitava che una sede non fosse a conoscenza delle attività in corso in un’altra sede oppure che le informazioni circolassero in maniera incompleta” – racconta Silvia Spreafico, responsabile formazione continua e permanente di ABF – “Con Interacta sappiamo finalmente tutte le attività proposte nelle diverse sedi, senza doverle scoprire dai social come se fossimo degli esterni”.
Anche se nelle singole sedi le cose funzionavano, per lavorare in modo organico è importante che la struttura sia modulare. Interacta entra in gioco per andare incontro a queste esigenze: consentire a tutte le sedi di ABF di lavorare allo stesso modo, centralizzare informazioni e conoscenza, ma anche migliorare la comunicazione interna per condividere e trasmettere buone pratiche.
“Abbiamo scelto Interacta anche perché è uno strumento in grado di fornire dati e statistiche e che ci permette di rispondere a domande relative al numero di corsi proposti, avviati, ecc. Tutti dati che con il solo utilizzo del gestionale interno spesso non riuscivamo a recuperare”, afferma Danilo Caccia, responsabile della comunicazione di ABF.
La solución
Il progetto di ABF con Interacta ha avuto diverse fasi di sviluppo. Si è partiti dalla parte di ticketing e di comunicazione interna per poi arrivare alla gestione dei processi per i corsi dell’area lavoro.
El primer paso fue el de facilitar la comunicación interna mediante la creación de la comunidad People, en la que cada persona puede leer o compartir información sobre su propio trabajo, pero también entretener a sus colegas con algunas curiosidades.
Interacta è stata anche la soluzione per creare uno spazio dedicato alle comunicazioni di servizio, dove il direttore generale o altre figure possono fornire informazioni relative a nuovi ingressi, modulistica, e altre questioni che prima non si sapeva dove collocare.
Successivamente ABF ha voluto concentrarsi sul sistema di ticketing, utile per segnalare tempestivamente un guasto, ma anche per dare il via ad attività che dipendono da altri uffici.
Il sistema di ticketing implementato su Interacta è stato fondamentale al reparto comunicazione. Quest’ultimo adesso riceve una notifica immediata sulle attività in corso in modo da poter organizzare la comunicazione verso l’esterno.
Il ticketing è stato fondamentale anche per la pubblicazione dei nuovi corsi. Non appena un nuovo corso viene approvato, il team comunicazione viene automaticamente avvisato e può metterlo online.
“Prima di Interacta questo processo subiva spesso intoppi o rallentamenti e non eravamo in grado di misurarlo. Adesso lo chiudiamo in meno di una settimana”, racconta Danilo Caccia.
Dopo comunicazione e ticketing, ABF ha affrontato la questione più ampia della gestione dei processi riguardanti l’area lavoro. Quest’ultima, infatti, ha subito una riorganizzazione in seguito ad alcune riforme regionali e all’accreditamento di ABF per i servizi al lavoro.
Dall’avere uno o più operatori dedicati al tema in ogni sede, si è passati a una centralizzazione del servizio con la nomina di alcune figure di coordinamento di tutta l’area.
“Interacta è stata centrale perché ha permesso di mettere a sistema i processi riguardanti l’area lavoro.”, ci spiega Silvia Spreafico.
El área de inserción laboral de ABF en Interacta está organizada en 4 secciones: área People, solicitudes del exterior, propuestas y gestión del área.
Nelle ultime tre sezioni è stato disegnato e poi sviluppato un intero processo, che parte da quando arriva la richiesta di un corso dall’esterno e termina con la rendicontazione dello stesso una volta concluso. In mezzo ci sono tutta una serie di step che riguardano la gestione del corso.
“Circa l’85% dei docenti che tengono i nostri corsi consultano Interacta una volta a settimana. Per noi dipendenti, invece, è diventato una routine: al mattino, così come consultiamo la mail, apriamo anche Interacta”, afferma Silvia.
Los resultados
Ad oggi su Interacta sono attive 495 persone del team ABF.
Per quanto riguarda ticketing e comunicazione i risultati in termini di efficienza sono grandiosi: si sa sempre a che punto si trova la segnalazione di un guasto e i tecnici non sono invasi da mail che rischiano di andare perse.
L’ufficio comunicazione ha una panoramica completa di tutto ciò che accade nelle varie sedi e può preparare in tempo tutto il materiale necessario per informare l’utenza attraverso sito web e canali social.
C’è moltissimo entusiasmo anche nell’area lavoro, che ha migrato tutti i processi riguardanti i corsi dentro Interacta, dandogli una struttura.
Una volta definiti i processi, a questi sono stati associati dei task automatici. Questo significa che la piattaforma non consente di passare alla fase successiva se quelle precedenti non sono state completate. Così facendo i responsabili hanno un quadro complessivo dei processi in atto e possono monitorare che tutto proceda come deve. E gli operatori hanno sempre a disposizione date di scadenza e priorità.
“Con Interacta siamo partiti da quello che le persone facevano veramente per arrivare a definire un processo completo in grado di supportare gli operatori nel lavoro quotidiano” – sostiene Silvia.
La gestione dei corsi su Interacta permette ad ABF di monitorare parametri come il numero di iscritti, l’andamento dei corsi o il fatturato e di poter effettuare con facilità un successivo controllo di gestione.
Interacta mette a disposizione anche una sezione di analisi, dove ABF può consultare dashboard di riepilogo e rielaborazione di tutti i dati del gestionale, integrato a Interacta.
Questo fornisce metriche utili a sviluppare future azioni di marketing mirate.
Inoltre, sempre grazie alle dashboard, ABF è riuscita ad avere una mappatura strutturata e una visione chiara delle loro oltre 4000 collaborazioni, cosa che li ha portati a una maggior comprensione dei fabbisogni di mercato
A tan solo 6 meses de su adopción, en Interacta se gestionaba ya el 50 % de los cursos, con un total de más de 2200 participantes.
“Nella seconda parte dell’anno siamo riusciti a spostare sulla piattaforma ormai tutti i corsi della nostra offerta formativa e di tutte le sedi.”, afferma Danilo.
Al momento ABF sta definendo un insieme di task da automatizzare per gli altri ambiti legati all’area lavoro (tirocini extra curricolari, piani finanziati con fondi e altro) con l’obiettivo di coprirla tutta con Interacta entro la fine dell’anno.
Además, en ABF desean ampliar, en un futuro, el uso de la plataforma a todas las demás secciones de la organización, como la contabilidad o el Departamento de Recursos Humanos.
“Molti dei nostri processi toccano varie aree e avere tutto all’interno di un unico strumento è per noi fondamentale”, conclude Silvia.
Con Interacta, ABF ha transformado la comunicación y la gestión entre sus 8 centros, añadiendo claridad, eficiencia y decisiones basadas en datos.
È uno strumento che aiuta a capire a che punto del processo si è, grazie anche ai task automatici, e permette di avere una gestione delle informazioni corretta nel corso del tempo, senza perdere pezzi per strada.
El tiempo y las energías que les ahorra a los equipos. Ahora, en un único lugar y en tiempo real, ABF consigue encontrar la información sobre lo que están haciendo las compañeras y compañeros de los 8 centros.
