La Intranet para trabajar bien, juntos
Regione Piemonte conta circa 3000 dipendenti distribuiti su tutto il territorio e si distingue come una Pubblica Amministrazione all’avanguardia, con un forte orientamento all’innovazione e alla modernizzazione dei propri servizi.
Spinta dal Piano Triennale ICT Agid, e accettando la sfida del cambiamento, Regione Piemonte ha avviato un ambizioso progetto di modernizzazione ed efficientamento di alcuni flussi operativi interni.
Lo que resulta en una reducción de errores y duplicaciones
Trabajar desde una única ubicación digital
Para mejorar la eficiencia y la colaboración entre departamentos
Regione Piemonte era alla ricerca di un cambiamento significativo, pronta a superare alcune pratiche consolidate per abbracciare un nuovo approccio operativo e organizzativo.
Nonostante alcuni programmi previsti nelle Pubbliche Amministrazioni abbiano lo scopo di semplificare la relazione e i servizi offerti ai cittadini, spesso la PA si trova coinvolta in attività e processi interni energivori e frammentati, sia dal punto di vista tecnologico che organizzativo.
L’obiettivo dell’Ufficio Transizione al Digitale era di offrire all’intero Ente strumenti che aiutassero aera liberarsi da procedure vischiose, soggette a errori e interventi manuali, di eliminare le increspature del sistema e permettere di rispondere a svariate richieste in tempi brevi. Tra le criticità da fronteggiare vi erano:
“Vogliamo passare da una visione per funzione – tipica delle Pubbliche Amministrazioni – a una visione per processi”, afferma Federica Zangirolami, dell’Ufficio transizione al digitale.
La Región de Piamonte, impulsada por estas necesidades, ha iniciado un proceso de búsqueda para identificar una solución capaz de organizar (y eventualmente modificar) los flujos de trabajo de manera simple y rápida, además de estructurar equipos homogéneos por temática.
Dopo un’attenta fase di analisi e confronto tra diverse soluzioni, la Regione ha scelto Interacta, apprezzandone la flessibilità e l’interfaccia intuitiva.
Si è partiti con due progetti pilota: uno per semplificare e ottimizzare la raccolta delle informazioni per la Rilevazione annuale AgID sulla Spesa ICT e l’altro riferito al monitoraggio del Piano Triennale ICT Agid, un processo trasversale a tutte le direzioni regionali e che avrebbe coinvolto persone di vari uffici. Il fine ultimo dei pilota era quello di diffondere un nuovo approccio al lavoro, da applicare a diverse situazioni o attività. Quindi un cambiamento culturale, prima che tecnologico.
Per il monitoraggio del piano triennale ICT Agid, Regione Piemonte ha strutturato Interacta in uno spazio dedicato a obiettivi e linee d’azione da intraprendere, condiviso tra i vari attori coinvolti. Ogni attività è assegnata alla persona di riferimento, le scadenze sono visibili e monitorate attraverso un sistema di notifica e tutto è sempre a portata di clic.
“Interacta e la sua possibilità di disegnare dei processi ci ha aiutato a capire quanto sia utile lavorare per obiettivi e quanto sia importante per le PA disegnarne di certi e misurabili”, continua Federica Zangirolami.
A partir de estas primeras experiencias, la Región Piamonte inició otras experiencias en Interacta, donde las direcciones regionales estuvieron involucradas en primera línea y donde las personas encontraron un lugar útil para comunicarse y compartir trabajos y documentos . En concreto, tras el piloto, la plataforma se utilizó para gestionar los siguientes procesos.
Il settore “Attuazione del PNRR” di Regione Piemonte ha strutturato Interacta per il monitoraggio procedurale e finanziario dei progetti PNRR, centralizzando tutti i relativi macroprocessi: l’effettiva implementazione dei progetti di competenza regionale, la gestione di nuove opportunità e assegnazioni e le attività periodiche di comunicazione e aggiornamento sito web. Questo sistema ha consentito un’organizzazione chiara e puntuale degli incarichi e una maggiore trasparenza.
Inoltre, Interacta ha permesso di collegare una serie di attività ai macroprocessi secondo una logica di assegnazione programmata. Scadenza, documentazioni, partner coinvolti: tutto è tracciato e sempre a disposizione. Un approccio di questo tipo ha ridotto di gran lunga la frammentazione delle informazioni.
En este momento se está estructurando una sección para ayudar a redactar y compartir las distintas fases de elaboración del PIAO (Plan Integrado de Actividades y Organización). El documento se elabora en una plataforma de coedición regional; Todas las comunicaciones y visiones de los distintos apartados del Plan se verán reflejadas en Interacta, donde podrán colaborar los distintos actores implicados pertenecientes a las distintas Direcciones de la Autoridad.
El sector “Implementación de medidas para la coordinación programático-legislativa de los sectores con competencias forestales” es el encargado de coordinar la ejecución del Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (Feader) entre las distintas direcciones para que trabajen en sinergia.
In Interacta è stato creato uno spazio dedicato, dove utenti di diversi settori della Direzione possono collaborare attraverso community condivise. L’obiettivo è superare la rigidità degli strumenti di condivisione dell’Ente, ridurre la quantità di email, creare un archivio documentale strutturato, migliorare la condivisione delle informazioni e fornire strumenti immediati e facili di ricerca e filtro.
Inoltre, sono state implementate community per una gestione collaborativa dei processi (es. aggiornamento dei cronoprogrammi, previsioni di spesa, ecc).
Los resultados
Interacta, per Regione Piemonte, è un progetto ben riuscito che ha comportato innumerevoli benefici. In prima battuta, la piattaforma ha aiutato la Regione a individuare le persone di riferimento per ogni attività e a strutturare team di lavoro, liberando il tempo delle persone non direttamente coinvolte e aumentando il senso di responsabilizzazione.
Grazie alla centralizzazione delle informazioni e alla gestione strutturata dei task, per alcuni progetti la Regione ha ridotto le email del 100% e minimizzato errori e duplicazioni dovuti a una frammentazione delle comunicazione e a una gestione manuale dei compiti.
Inoltre, l’aver digitalizzato interi flussi di lavoro ha permesso di ridurre i tempi operativi e di migliorare la collaborazione tra i dipartimenti. La facilità di adozione di Interacta ha reso Regione Piemonte autonoma nella modifica o implementazione di nuovi processi.
La implementación de Interacta ha despertado un creciente interés por parte de varias oficinas de la Región de Piamonte, atraídas por la posibilidad de utilizar la plataforma para mejorar la eficiencia y la colaboración en sus procesos operativos.
Regione Piemonte ha già individuato i prossimi passi da fare con Interacta. C’è, infatti, il desiderio di integrare il sistema di autenticazione regionale e di usare la piattaforma anche per la formazione degli utilizzatori regionali. L’obiettivo finale è quello di diffondere l’utilizzo di Interacta a tutto il personale regionale.
Gracias a Interacta, Regione Piemonte ha optimizado la gestión interna de procesos y actividades, acelerando las respuestas operativas y mejorando la eficiencia general en beneficio de los servicios ofrecidos.
