Il passaggio repentino allo smart working ha imposto una riconfigurazione del lavoro. I dati indicano che in questo momento sono circa 5,35 milioni i lavoratori agili in Italia, contro i 570.000 del 2019. Lo smart working all’inizio può apparire come un luogo dai confini poco definiti. Ecco allora che l’implementazione di un digital workplace unico, inteso come nuovo ambiente di lavoro, è ciò che fa la differenza nella gestione del lavoro e dei processi. Nell’articolo di oggi vediamo 3 vantaggi del digital workplace per l’azienda che vuole rendere davvero smart il lavoro a distanza: una gestione efficace dei processi, una condivisione facilitata di materiali e informazioni e la visione completa e in tempo reale della situazione.

1) Gestisci efficacemente processi e attività

Senza la possibilità di allinearsi in presenza è indispensabile per l’azienda avere uno spazio di lavoro online in cui tenere traccia dei processi e delle attività da portare a termine. Gli strumenti gestionali non sempre sono utilizzati e compilati adeguatamente, per questo risulta complesso avere una visione completa dell’andamento del workflow. Altri canali come le email rendono la gestione day by day frammentata e poco efficace. Abilitare un digital workplace unico significa collegare tutte le persone in azienda, anche quei team il cui lavoro è ancora scarsamente digitalizzato.

Immagina se ogni lavoratore potesse connettersi con i propri responsabili direttamente dallo smartphone, ricevere in modo trasparente istruzioni e task e condividere ogni aggiornamento su tali attività. La routine quotidiana diventerebbe più snella ed efficace in termini di produttività. L’azienda poi è un ambiente dinamico: capita spesso che un evento inaspettato si inserisca nella to-do list del giorno. In questo caso fare riferimento a un unico spazio online rende più facile avvisare le persone interessate e assicurarsi che il messaggio sia stato recepito chiaramente.

2) Facilita la condivisione di materiali e informazioni importanti

Cosa succede quando un lavoratore in smart working ha bisogno di un documento o di una particolare informazione? Nella maggior parte dei casi invia una email o, peggio, un messaggio whatsapp. Queste comunicazioni favoriscono la dispersione di informazioni che, invece di trovarsi tracciate e in ordine tutte in uno stesso luogo, restano nascoste sul fondo di qualche chat.

Il digital workplace ha tra i suoi principi fondanti proprio la collaborazione smart che per essere tale necessita di un portale condiviso dove i lavoratori possono aprire una discussione, menzionare i propri responsabili, che a loro volta ricevono una notifica, e caricare rapidamente file e documenti. I tempi tra la richiesta di un qualsiasi supporto e la ricezione delle informazioni utili si riducono drasticamente. L’azienda riesce così a dare una struttura a tutta una serie di scambi che solitamente non ce l’hanno e facilita la condivisione della conoscenza: i file e le conversazioni rimangono sempre online e disponibili per tutti i lavoratori in azienda, che possono trovarli con una semplice ricerca per tema o parole chiave.

3) Ottieni una visione completa e sempre aggiornata della situazione

Uno dei timori più grandi per molte aziende che si sono avvicinate recentemente allo smart working è non riuscire a tenere sotto controllo cosa succede dall’altra parte dello schermo. Il digital workplace va oltre il concetto di intranet. Nasce infatti per abbattere le distanze fisiche e raggiungere, in real time, anche l’ultimo miglio dell’azienda. Se tutti i lavoratori operano in un unico spazio dove ogni scambio viene tracciato e ogni azione collegata, anche per il management diventa più semplice ottenere una visione aggiornata in real time dell’andamento dell’azienda e prendere delle decisioni mirate e informate.

Questo approccio permette la raccolta anche di quei dati qualitativi, come le interazioni tra le persone, che tendono a disperdersi con il lavoro a distanza. Inoltre questo tipo di visuale completa favorisce l’autovalutazione per i team e i singoli lavoratori, che vedono le proprie performance e possono ricevere dei feedback in tempo reale. Se le persone hanno un’idea più chiara di come e quando vengono valutate, risultano più motivate ad autoregolarsi e a partecipare attivamente alla vita aziendale.

Lo strumento adatto

Lo scopo del digital workplace unico è quello di aiutare le persone a collaborare con semplicità e senza barriere. Per funzionare necessita di procedure e strumenti aziendali, con standard di sicurezza enterprise, che permettono di facilitare la comunicazione e di ottenere una visione globale dell’andamento del lavoro.

Per questo, lo strumento ideale per la gestione del digital workplace presenta queste 4 caratteristiche: semplicità di utilizzo, fruibilità su più device (specialmente su mobile), capacità di integrarsi con i sistemi aziendali ed è naturale, in grado cioè di legare le persone in modo facile e spontaneo, anche quelle si trovano fisicamente lontane.

Interacta è la soluzione nata per rispondere a tutte queste esigenze, senza tralasciarne nessuna. Crediamo infatti che il lavoro in sé debba essere semplice e immediato e rispecchiare il modo in cui le persone interagiscono e collaborano davvero. Grazie a Interacta è possibile creare un hub unico dove lavorare efficacemente ed eliminare il superfluo per far arrivare la voce dell’azienda e del suo management a tutti i dipendenti, ovunque essi siano.