Con Interacta, Valmex ha ottimizzato i processi relativi al PDCA e capitalizzato la conoscenza, mantenendo l’eccellenza nel settore di riferimento e portando avanti la sua politica di innovazione.
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Valmex S.p.A., fondata nel 1999, è tra i più importanti produttori a livello mondiale di scambiatori di calore per il settore idrotermosanitario. L’azienda opera in due stabilimenti produttivi nel comune di Cartoceto, uno nel comune di Montefelcino (PU), oltre che la sede cinese di Valmex Kunshan (Shanghai). Valmex integra tecnologie avanzate come robotica e sensoristica nei suoi processi e si impegna fortemente nello sviluppo del capitale umano e nella sostenibilità ambientale.
Quando Valmex, uno dei maggiori produttori mondiali di scambiatori di calore, si è trovata di fronte alla necessità di digitalizzare e ottimizzare i propri processi, sapeva di dover affrontare una sfida significativa. Con stabilimenti in Italia e una sede in Cina, la gestione efficiente PDCA (Plan-Do-Check-Act) era cruciale per mantenere l’eccellenza operativa e il vantaggio competitivo.
Il PDCA (acronimo che sta per Plan-Do-Check-Act, ovvero Pianificare-Fare-Verificare-Agire) è un metodo iterativo e suddiviso in 4 fasi, utilizzato per promuovere una cultura di qualità e miglioramento continuo nei processi, prodotti e sistemi di gestione.
La situazione di partenza in Valmex presentava diverse criticità. I PDCA di primo livello (utilizzato per miglioramenti diretti e specifici all’interno di processi singoli o in aree limitate dell’organizzazione) erano scritti su una lavagna di reparto e, una volta conclusi, venivano fotografati e poi cancellati dalla lavagna. Questo portava inevitabilmente a diverse difficoltà, tra cui:
“Avevamo dei problemi nella gestione del PDCA, in azienda portavamo avanti le attività senza poter essere a conoscenza dello stato di avanzamento, ed inoltre non potevamo risalire alle attività chiuse per analizzare le problematiche”, afferma Giacomo Chiarucci, IoT Specialist di Valmex.
I PDCA di secondo livello (orientati verso miglioramenti trasversali che interessano più processi o l’intera organizzazione) venivano tracciati tramite file excel condivisi, soggetti a errori umani e difficoltà di consultazione.
C’era anche un terzo aspetto che necessitava di digitalizzazione e ottimizzazione era il repository documentale, fino a quel momento composto da oltre venti schede e report stampati, inseriti in raccoglitori appesi sul retro della lavagna di reparto. Una situazione che, oltre a portare l’azienda a un utilizzo esorbitante di carta, non permetteva alle persone di accedere a queste informazioni se non recandosi fisicamente nel luogo.
Interacta entra in gioco per supportare Valmex in un percorso di digitalizzazione, ma soprattutto miglioramento e innovazione dei processi.
Le esigenze erano chiare: l’implementazione di Interacta doveva corrispondere alla messa in atto di pratiche virtuose per operare meglio e in maniera intuitiva, ottimizzare i processi e poter accedere, in qualsiasi momento, a informazioni e documenti preziosi per il proprio lavoro e quello delle altre persone.
“In Interacta cercavamo uno software che potesse gestire il nostro flusso risolvendo le nostre problematica, in maniera chiare e precisa, attraverso uno strumento facile ed intuitivo da utilizzare”, dichiara Jacopo Toderi, Technical Project Manager di Valmex
Tra gli obiettivi di Valmex c’era anche quello di assegnare in maniera chiara attività e task ai responsabili delle stesse e, allo stesso tempo, far sì che le informazioni fossero condivise tra tutte le persone in modo da trasformare la conoscenza del singolo in patrimonio collettivo.
Inoltre, c’era bisogno di avere un aggiornamento in tempo reale sullo stato di avanzamento di richieste e attività, con una conseguente misurazione oggettiva dei tempi medi di gestione.
Interacta è la Digital Work Experience Platform che, in un unico luogo, ha consentito a Valmex di digitalizzare i PDCA e poter disegnare in autonomia nuovi processi, oltre a ottenere un repository documentale sempre disponibile e consultabile.
“Grazie a questo sistema siamo riusciti a gestire con più facilità il miglioramento continuo, inoltre grazie allo possibilità di analizzare una base dati (messa a disposizione da Interacta), oggi riusciamo a migliorare anche il processo organizzativo del PDCA”, racconta Giacomo Chiarucci, IoT Specialist di Valmex.
I PDCA di primo e secondo livello ora sono gestiti in apposite community di Interacta attraverso dei post pubblicati direttamente dal proponente che contengono informazioni tabellari che consentono il raggruppamento per aree di intervento. Attualmente in Valmex il ruolo di proponente è stato attribuito al Value Stream Manager, ai responsabili di funzione e ai responsabili di PDCA.
Grazie al dinamismo della piattaforma Interacta è sempre possibile monitorare la percentuale di avanzamento di un’attività, aggiungerne di nuove e assegnarle a chi di competenza.
Come accennato i PDCA prevedono diverse fasi (Do, Check e Action). È importante sottolineare che Interacta consente di acquisire informazioni utili alla comprensione di quanto fatto per giungere a una fase successiva del processo con dati alla mano.
La potenza di Interacta sta anche nella ricerca avanzata: digitando una o più parole chiave è possibile trovare in un click informazioni e documenti relativi a un progetto o attività specifica, riducendo drasticamente il tempo speso in lunghi flussi di mail o nel passaparola.
La centralizzazione delle informazioni in un repository sempre accessibile consente ai dipendenti di avere tutto a portata di mano, migliorando l’efficienza operativa e il processo decisionale. Il tempo risparmiato da Valmex può essere speso su attività a maggiore valore aggiunto.
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Ad oggi Interacta è parte integrante della quotidianità di Valmex, il miglioramento continuo per noi è un tema molto importante, senza questo strumento non riusciremmo più a gestirlo.
La facilità d’uso di Interacta ha permesso di snellire un processo che prima ci richiedeva un grande sforzo per la sola gestione.
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