Movidos por la necesidad de uniformar los procesos entre los 8 centros de la organización, gracias a Interacta ABF a conseguido /span>centralizar la información y la comunicación y e a sistematizar la gestión de los procesos de varias áreas.
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ABF (Azienda Bergamasca Formazione)es un ente autónomo de la provincia de Bérgamo, acreditado para ofrecer formación profesional y servicios de inserción laboral. Difunde y lleva a cabo actividades de formación que abarcan todas las fases la vida de una persona y da respuesta a los requerimientos específicos de empresas, entes y particulares en el ámbito de la formación, la orientación, el acompañamiento y el apoyo laborales. Está presente en el territorio de la provincia con 8 centros y forma a más de 2500 estudiantes al año.
El primer centro de ABF se fundó en 1972. Con los años, Azienda Bergamasca Formazione ha ido expandiéndose, llegando a cubrir, con 8 centros, una buena parte del territorio de la provincia de Bérgamo. Cada centro nace y crece con sus propias peculiaridades y con formas de operar y procesos distintos.
En un momento dado, surgió la necesidad de uniformar los procesos para poder trabajar de forma orgánica en todos ellos.
“A veces ocurría que un centro desconocía las actividades que otro centro estaba desarrollando, o bien que la información circulase incompleta” – cuenta Silvia Spreafico, responsable de formación continua y permanente de ABF – “Con Interacta sabemos por fin todas las actividades propuestas en los distintos centros, sin tenerlo que descubrir en las redes sociales, como si fuéramos colaboradores externos”.
Aunque en cada uno de los centros las cosas funcionaban, para poder trabajar en modo orgánico es importante que la estructura que conforman sea modular. Interacta entra en juego para hallar una solución a estas exigencias: facilitar que todos los centros de ABF puedan trabajar del mismo modo, centralizar información y conocimientos, pero también mejorar la comunicación interna para compartir y transmitir buenas prácticas.
“Hemos escogido Interacta también porque es una herramienta capaz de proporcionar datos y estadísticas y que nos permite responder a las preguntas relacionadas con el número de cursos ofrecidos, ya en marcha, etc. Se trata de datos que tan solo a través de nuestro sistema interno de gestión a menudo no conseguíamos recuperar”, afirma Danilo Caccia, responsable de comunicación de ABF.
El proyecto de ABF con Interacta ha pasado por diferentes fases de desarrollo. Empezamos por el sistema de asignación de soporte técnico y la comunicación interna para luego pasar a la gestión de los procesos relativos a los cursos de inserción laboral.
El primer paso fue el de facilitar la comunicación interna mediante la creación de la comunidad “People”, en la que cada persona puede leer o compartir información sobre su propio trabajo, pero también entretener a sus colegas con algunas curiosidades.
Interacta ha sido también la solución para crear un espacio dedicado a las comunicaciones de servicio, en el que el director general u otras figuras pueden dar información relacionada con la incorporación de nuevos colegas, formularios y otras cuestiones que antes no se sabía donde colocar.
Seguidamente, ABF decidió concentrarse en el sistema de asignación del soporte técnico, útil para notificar oportunamente una avería, pero también para dar la orden de inicio a actividades que dependen de otros departamentos.
El sistema de asignación implementado en Interacta ha sido fundamental para el departamento de comunicación. Este último recibe ahora una notificación inmediata sobre las labores que se están llevando a cabo, para así poder organizar la comunicación hacia el exterior.
Dicho sistema ha sido fundamental también para la publicación de los nuevos cursos. En cuanto estos se aprueban, el equipo de comunicación queda avisado automáticamente y puede subirlo a internet.
“Antes de Interacta este proceso se atascaba con frecuencia o ralentizaba y no conseguíamos medirlo. Ahora lo concluimos en menos de una semana”, cuenta Danilo Caccia.
Después de la comunicación y del sistema de asignación, ABF ha abordado la cuestión más amplia de la gestión de los procesos relacionados con el área de inserción laboral. En efecto, esta última ha pasado por una reorganización al cabo de algunas reformas regionales y la acreditación de ABF para poder ofrecer este tipo de servicios. De tener uno o más operadores que se ocupaban del tema en cada centro, se ha pasado a un centralización del servicio asignando para ello algunos cargos de coordinación de toda el área.
“Interacta ha sido crucial, puesto que ha permitido sistematizar los procesos relacionados con el área de inserción laboral”, nos explica Silvia Spreafico.
El área de inserción laboral de ABF en Interacta está organizada en 4 secciones: área People, solicitudes del exterior, propuestas y gestión del área.
En las últimas tres secciones se ha diseñado y desarrollado todo un proceso, que arranca cuando llega la solicitud de un curso del exterior y termina con la elaboración de un informe del mismo una vez concluido. En medio hay toda una serie de fases relacionadas con la gestión del curso.
“Aproximadamente el 85 % del personal docente que imparte nuestros cursos consulta Interacta una vez a la semana. En cambio, para quienes somos de administración, se ha convertido en una rutina: por la mañana, igual que miramos el correo, abrimos Interacta”, afirma Silvia.
A día de hoy en Interacta hay activas 495 personas del equipo ABF.
Por lo que se refiere al sistema de asignación de soporte técnico y la comunicación, los resultados en términos de eficiencia son fabulosos: se sabe en todo momento en qué fase se halla la notificación de una avería y los técnicos no se ven abrumados por un sinfín de correos que corren el riesgo de caer en el olvido.
El departamento de comunicación lograr tener una visión completa de todo lo que acontece en las distintas sedes y puede preparar a tiempo todo el material necesario para informar a los usuarios y usuarias a través del sitio web y en redes sociales.
Hay mucho entusiasmo procedente también del área de inserción laboral, que ha migrado todos los procesos relativos a los cursos al entorno de Interacta, dándoles una estructura.
Una vez definidos los procesos, se les ha asociado una serie automática de tareas a efectua, lo que significa que la plataforma no permite pasar a la fase sucesiva si las anteriores no han sido completadas. De esta forma, los responsables logran tener una visión de conjunto de los procesos en marcha y pueden controlar que todo proceda correctamente. Y el personal que opera puede consultar en todo momento los plazos y las prioridades.
“Con Interacta hemos empezado por lo que las personas estaban haciendo realmente, para luego llegar a establecer un proceso completo que fuera de ayuda para quienes operan en el trabajo cotidiano” – sostiene Silvia.
La gestión de los cursos en Interacta permite a ABF monitorear parámetros como el número de personas inscritas, la evolución de los cursos o el volumen de negocio, así como de poder efectuar con facilidad un control de gestión posterior.
Interacta también pone a disposición una sección de análisis, en la que ABF puede consultar paneles de control recapitulativos y la reelaboración de todos los datos de su sistema de gestión, integrado en Interacta.
Este proporciona métodos de medición útiles para desarrollar futuras acciones de márketing selectivas.
Además, siempre gracias a los paneles de control, ABF ha podido disponer de un mapeo estructurado y una visión clara de sus más de 4000 colaboraciones, lo cual ha supuesto una mayor comprensión de las exigencias del mercado.
A tan solo 6 meses de su adopción, en Interacta se gestionaba ya el 50 % de los cursos, con un total de más de 2200 participantes.
“En la segunda parte del año, hemos conseguido trasladar ya a la plataforma todos los cursos de nuestra oferta formativa y de todos los centros”, afirma Danilo.
En este momento, ABF está delineando un conjunto de tareas por automatizar para los demás ámbitos relacionados con el área de inserción laboral (prácticas extracurriculares, planes financiados con fondos y demás) con el fin de abarcarla completamente por medio de Interacta para finales de 2023.
Además, en ABF desean ampliar, en un futuro, el uso de la plataforma a todas las demás secciones de la organización, como la contabilidad o el Departamento de Recursos Humanos.
“Muchos de nuestros procesos tocan varias áreas y tenerlo todo dentro de una única herramienta es para nosotros fundamental”, concluye Silvia.
Con Interacta, ABF ha transformado la comunicación y la gestión entre sus 8 centros, añadiendo claridad, eficiencia y decisiones basadas en datos.
Es una herramienta que ayuda a entender en qué fase del proceso se está, gracias también a la activación automática de las tareas, y permite llevar a cabo una gestión de la información correcta a lo largo del tiempo, sin que nada se quede por el camino.
El tiempo y las energías que les ahorra a los equipos. Ahora, en un único lugar y en tiempo real, ABF consigue encontrar la información sobre lo que están haciendo las compañeras y compañeros de los 8 centros.
Conoce en detalle las historias de nuestros clientes, que han alcanzado ya objetivos como los tuyos, para inspirarte.
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