“Fantastic” information and where to find it

The challenge

Improving Communication in a Multi-Site Company

With 5 municipalities and several affiliated subjects, the Union of Municipalities of the Reno Valleys, Lavino and Samoggia covers a large area of ​​the territory and has 112,000 inhabitants. It does not have its own headquarters separate from that of the Municipalities, but the Union's services are located in the headquarters of the Municipalities that are part of it.

L’Unione conta 850 dipendenti e 60 sedi connesse in fibra ottica FTTC.

Nel 2020, tristemente ricordato come l’anno del Covid, l’Unione ha aderito a un progetto formativo riguardante il tema dello “Smart Working”. Il progetto aveva due direttrici strategiche: fornire un supporto tecnico alle persone già impegnate nello Smart Working e ripensare la struttura organizzativa delle Pubbliche Amministrazioni, inserendo questa modalità di lavoro come una parte ordinaria e integrante.

Tutto il materiale prodotto da questo progetto (video, audio e documentazione) è confluito su Interacta, dove è stato reso disponibile attraverso 50 post e 2 community a responsabili, facilitatori e a tutti i dipendenti dell’Unione.

Interacta is also the place where the various actors of the project could communicate, collaborate and enjoy the material.

In this way, the Union of Municipalities of Valli del Reno, Lavino and Samoggia got to know Interacta, grasping its potential.

The solution

Digitization and monitoring of projects. The Union chooses Interacta

Terminato il progetto “Smart Working”, l’Unione ha deciso di continuare a utilizzare la piattaforma Interacta con gli obiettivi di monitorare i progetti di digitalizzazione istanze e attivazione servizi di Pagamento su PagoPA e servizi di comunicazione su AppIO.

Today – after almost four years – Interacta is used for various purposes including:

• Gestione e monitoraggio di tutte le attività e i progetti del SIA (servizio informatico associato)
• La gestione del ciclo di vita di tutti gli apparati IT
• I progetti di digitalizzazione di vari processi aziendali, come previsti dal Piano triennale per l’informatica nella PA di Agid
• The gestione di contratti e utenze
• The gestione e il ciclo di vita della sorveglianza
• Il monitoraggio delle misure minime di sicurezza AGID

Results

Optimize Process Management with Interacta: The Autonomy of the Union

L’Unione – grazie alle capacità del proprio dipartimento informatico – ha acquisito completa autonomia nella configurazione di Interacta per la generazione di nuovi processi.

In fact, thanks to Interacta's Workflow Designer it is possible to design workflows quickly and intuitively.

“Prima per sapere dove stavano le cose, si andava per tradizione orale”, ha affermato Simone Dalla, Responsabile tecnico SIA.

With Interacta today the Union autonomously governs the entire flow related to the implementation of the minimum ICT security measures issued by AgID.

Prima la gestione avveniva su fogli di calcolo: adesso ogni riga Excel corrisponde a un post su Interacta, che contiene tutti gli attributi necessari.

Da ogni post è poi possibile generare un report che aiuta l’Unione a produrre le politiche di sicurezza collegate alle procedure.

Inoltre, il dipartimento IT dell’Unione aveva necessità di un dialogo costante tra i sistemi informativi dell’Unione e quelli della polizia locale per la gestione e il monitoraggio di allarmi e guasti rilevati da telecamere di videosorveglianza installate sul territorio.

Interacta allows integrations and the Union's technicians were able to independently read our platform's APIs to have the integrations they needed.

Se prima questo flusso prima era “nascosto” in lunghi scambi mail, oggi Interacta è integrata con vari applicativi di terze parti e fa risparmiare alle persone tempo prezioso.

All’interno della piattaforma, l’Unione gestisce anche le dotazioni IT: quando una persona necessità, ad esempio, di un pc, deve semplicemente premere un pulsante dentro Interacta per fare la richiesta.

Oggi tra l’Unione dei Comuni Valli del Reno Lavino Samoggia accedono a Interacta più di 700 persone per un totale di 60 community già attive.

The Union's next goal is to use Interacta also as a corporate intranet to strengthen internal communication and collaboration between teams.

Strengths

Interacta rende consapevoli dello stato di qualsiasi progetto. La piattaforma si integra perfettamente con Google Workspace, è sempre accessibile grazie al Cloud e dispone di un’app mobile.

Inoltre, le API disponibili facilitano l’integrazione con software di terze parti e l’analisi dei dati. L’editor di workflow e i campi personalizzabili garantiscono un’alta possibilità di personalizzazione della piattaforma.

Never again without Interacta because

• È diventato il luogo dove c’è la conoscenza diffusa. Se non c’è un verticale ad hoc, per noi è Interacta by default.
• Unico spazio in cui trovare tutte le informazioni relative ai progetti gestiti (senza ricorrere a email, chat, appunti, drive etc…).
• Ha drasticamente diminuito il tempo per cercare e reperire le informazioni.

Value for business

Per una pubblica amministrazione, il business è fornire servizi e informazioni ai cittadini. Interacta ha aggiunto valore permettendo di controllare i flussi e ridurre i tempi per creare e attivare nuovi servizi come PagoPA e AppIO.

Ha facilitato il monitoraggio delle attività e dei passaggi necessari per completare i progetti PNRR. Inoltre, ha garantito agli uffici comunali accesso a informazioni sempre aggiornate su servizi di interesse pubblico, come wifi e videosorveglianza.