The Intranet for working well, together
Regione Piemonte conta circa 3000 dipendenti distribuiti su tutto il territorio e si distingue come una Pubblica Amministrazione all’avanguardia, con un forte orientamento all’innovazione e alla modernizzazione dei propri servizi.
Spinta dal Piano Triennale ICT Agid, e accettando la sfida del cambiamento, Regione Piemonte ha avviato un ambizioso progetto di modernizzazione ed efficientamento di alcuni flussi operativi interni.
Resulting in reduced errors and duplications
To work from a single digital location
To improve efficiency and collaboration between departments
Regione Piemonte era alla ricerca di un cambiamento significativo, pronta a superare alcune pratiche consolidate per abbracciare un nuovo approccio operativo e organizzativo.
Nonostante alcuni programmi previsti nelle Pubbliche Amministrazioni abbiano lo scopo di semplificare la relazione e i servizi offerti ai cittadini, spesso la PA si trova coinvolta in attività e processi interni energivori e frammentati, sia dal punto di vista tecnologico che organizzativo.
L’obiettivo dell’Ufficio Transizione al Digitale era di offrire all’intero Ente strumenti che aiutassero aera liberarsi da procedure vischiose, soggette a errori e interventi manuali, di eliminare le increspature del sistema e permettere di rispondere a svariate richieste in tempi brevi. Tra le criticità da fronteggiare vi erano:
“Vogliamo passare da una visione per funzione – tipica delle Pubbliche Amministrazioni – a una visione per processi”, afferma Federica Zangirolami, dell’Ufficio transizione al digitale.
The Piedmont Region, driven by these needs, has started a scouting process to identify a solution capable of organizing (and possibly modifying) work flows in a simple and fast way, as well as structuring homogeneous teams by subject.
Dopo un’attenta fase di analisi e confronto tra diverse soluzioni, la Regione ha scelto Interacta, apprezzandone la flessibilità e l’interfaccia intuitiva.
Si è partiti con due progetti pilota: uno per semplificare e ottimizzare la raccolta delle informazioni per la Rilevazione annuale AgID sulla Spesa ICT e l’altro riferito al monitoraggio del Piano Triennale ICT Agid, un processo trasversale a tutte le direzioni regionali e che avrebbe coinvolto persone di vari uffici. Il fine ultimo dei pilota era quello di diffondere un nuovo approccio al lavoro, da applicare a diverse situazioni o attività. Quindi un cambiamento culturale, prima che tecnologico.
Per il monitoraggio del piano triennale ICT Agid, Regione Piemonte ha strutturato Interacta in uno spazio dedicato a obiettivi e linee d’azione da intraprendere, condiviso tra i vari attori coinvolti. Ogni attività è assegnata alla persona di riferimento, le scadenze sono visibili e monitorate attraverso un sistema di notifica e tutto è sempre a portata di clic.
“Interacta e la sua possibilità di disegnare dei processi ci ha aiutato a capire quanto sia utile lavorare per obiettivi e quanto sia importante per le PA disegnarne di certi e misurabili”, continua Federica Zangirolami.
From these first experiments, Regione Piemonte has started other experiences on Interacta, where regional directorates were involved in the front line and where people found a useful place to communicate and share work and documents . Specifically, after the pilot, the platform was used to manage the following processes.
Il settore “Attuazione del PNRR” di Regione Piemonte ha strutturato Interacta per il monitoraggio procedurale e finanziario dei progetti PNRR, centralizzando tutti i relativi macroprocessi: l’effettiva implementazione dei progetti di competenza regionale, la gestione di nuove opportunità e assegnazioni e le attività periodiche di comunicazione e aggiornamento sito web. Questo sistema ha consentito un’organizzazione chiara e puntuale degli incarichi e una maggiore trasparenza.
Inoltre, Interacta ha permesso di collegare una serie di attività ai macroprocessi secondo una logica di assegnazione programmata. Scadenza, documentazioni, partner coinvolti: tutto è tracciato e sempre a disposizione. Un approccio di questo tipo ha ridotto di gran lunga la frammentazione delle informazioni.
At this moment, a section is being structured to be useful for the drafting and sharing of the various drafting phases of the PIAO (Integrated Plan of Activities and Organization). The drafting of the document takes place on a regional co-editing platform; all communications and insights into the various sections of the Plan will be conveyed in Interacta, where the various actors involved belonging to different Directorates of the Authority will be able to collaborate.
The “Implementation of measures for the programmatic-legislative coordination of sectors with forestry competences” sector is responsible for coordinating the implementation of the European Agricultural Fund for Rural Development (EAFRD) between the various directorates so that they work in synergy.
In Interacta è stato creato uno spazio dedicato, dove utenti di diversi settori della Direzione possono collaborare attraverso community condivise. L’obiettivo è superare la rigidità degli strumenti di condivisione dell’Ente, ridurre la quantità di email, creare un archivio documentale strutturato, migliorare la condivisione delle informazioni e fornire strumenti immediati e facili di ricerca e filtro.
Inoltre, sono state implementate community per una gestione collaborativa dei processi (es. aggiornamento dei cronoprogrammi, previsioni di spesa, ecc).
Results
Interacta, per Regione Piemonte, è un progetto ben riuscito che ha comportato innumerevoli benefici. In prima battuta, la piattaforma ha aiutato la Regione a individuare le persone di riferimento per ogni attività e a strutturare team di lavoro, liberando il tempo delle persone non direttamente coinvolte e aumentando il senso di responsabilizzazione.
Grazie alla centralizzazione delle informazioni e alla gestione strutturata dei task, per alcuni progetti la Regione ha ridotto le email del 100% e minimizzato errori e duplicazioni dovuti a una frammentazione delle comunicazione e a una gestione manuale dei compiti.
Inoltre, l’aver digitalizzato interi flussi di lavoro ha permesso di ridurre i tempi operativi e di migliorare la collaborazione tra i dipartimenti. La facilità di adozione di Interacta ha reso Regione Piemonte autonoma nella modifica o implementazione di nuovi processi.
The implementation of Interacta has stimulated growing interest from several offices in the Piedmont Region, attracted by the possibility of using the platform to improve efficiency and collaboration in their operational processes.
Regione Piemonte ha già individuato i prossimi passi da fare con Interacta. C’è, infatti, il desiderio di integrare il sistema di autenticazione regionale e di usare la piattaforma anche per la formazione degli utilizzatori regionali. L’obiettivo finale è quello di diffondere l’utilizzo di Interacta a tutto il personale regionale.
Thanks to Interacta, Regione Piemonte has optimized the internal management of processes and activities, accelerating operational responses and improving overall efficiency to the benefit of the services offered.
