The Intranet for working well, together
Da 20 anni il business team Secoval, formato principalmente da giovani fortemente motivati e dinamici, è pioniere dell’innovazione e dello sviluppo, il vero e proprio braccio tecnologico e operativo per molti comuni del nord est bresciano che guardano al futuro.
while daily comments increased by 45%, highlighting a greater engagement of people
for a total of over 35 activated communities
that makes 40 municipalities work well
The challenge
Per supportare le Istituzioni Pubbliche locali nella gestione dei tributi, del Sistema Informativo Territoriale, della fibra ottica, del catasto, del data center e del cloud montano, il Gruppo Comunità Montana Valle Sabbia ha recentemente centralizzato le attività di trasformazione digitale delle sue società.
Per gestire in modo più efficiente i processi di oltre 40 comuni, Secoval aveva bisogno di uno strumento che permettesse una gestione più orizzontale e trasversale. Ma non solo, lo strumento avrebbe dovuto anche sostenere il personale delle società partecipate e dei comuni nella loro collaborazione quotidiana e dare nuova visibilità sui dati per una loro analisi più approfondita.
Come ci racconta Luca Belli, Digital Transformation Manager delle Società partecipate Comunità Montana Valle Sabbia:
“Sentivamo la necessità di avere un sistema di digitalizzazione dei processi interni ed esterni verso i Comuni, i Clienti e i Soci. Contemporaneamente, era nata l’esigenza di sostituire alcuni software che utilizzavamo per diversi scopi, come il CRM, la gestione dei ticket di assistenza e l’emissione dei preventivi, ognuno con le proprie logiche. Abbiamo visto in Interacta lo strumento per riunire tutte le attività in un’unica piattaforma.”
Prima di Interacta, Secoval aveva già provato ad adottare altre piattaforme di gestione progettuale, senza però riscontrare reali benefici nella semplicità di utilizzo e nella facilità di gestione della comunicazione.
L’ambizione era quella di trovare una piattaforma facile da usare, anche da parte degli addetti comunali, e che potesse raccogliere in modo interattivo e coinvolgente tutte le attività di coordinamento tra le società del Gruppo.
Senza tralasciare anche la necessità di avere un team di esperti sempre disponibili, sia nella fase di avvio del progetto, che come supporto continuativo nel tempo, volto a seguire la naturale evoluzione delle necessità della società.
The solution
La prima attività totalmente migrata su Interacta è stata il nuovo sistema di ticket per raccogliere e gestire le richieste di assistenza IT.
Poco dopo, è stato attivato il collegamento alla community di rendicontazione, utilizzata da tutti i dipendenti delle società per rendicontare le attività svolte a fine giornata. Questa è stata la scintilla che ha messo in moto tutto.
Ad oggi sono stati coinvolti oltre 700 dipendenti dei Comuni, che utilizzano la piattaforma pubblicando le richieste di assistenza IT e, al tempo stesso, la parte di rendicontazione ha permesso alle persone che lavorano nelle 4 società della Comunità Montana Valle Sabbia di iniziare a utilizzare la piattaforma quotidianamente e scoprirne tutti i vantaggi.
Dopo il successo di questa prima applicazione, l’adozione di Interacta in altri uffici del Gruppo è stato un processo di evoluzione naturale.
A un anno dall’avvio del progetto, sono oltre 35 le community attive, pensate per permettere a tutti i reparti delle società coinvolte di gestire la comunicazione interna, l’amministrazione, i progetti e le richieste di assistenza, semplificando i processi di collaborazione e di gestione delle attività.
Con tante società all’interno del Gruppo, serviva uno strumento che facilitasse il passaggio di informazioni tra tutte le persone e che permettesse alla conoscenza di circolare da un ufficio all’altro, da una società all’altra, in modo veloce e coinvolgente. Questi obiettivi sono stati raggiunti grazie alle community:
Inizialmente Interacta è stata utilizzata con lo scopo di digitalizzare le richieste di ticketing IT, mettendo in pista anche una gestione automatizzata dei problemi su server e firewall: nel momento in cui si verificano degli errori, il sistema apre in una automatico una richiesta per segnalare la casistica di errore e permettere un pronto intervento da parte dell’area IT.
La possibilità è stata anche quella di rendicontare in automatico le attività degli operatori tecnici che svolgono i ticket. Questo ha permesso una stretta collaborazione e un aumento del coinvolgimento dei front user e dei back user, ovvero degli operatori comunali e gli operatori che si occupano di gestire le richieste.
Le società del Gruppo Comunità Montana Valle Sabbia, composto da Sae Valle Sabbia, Valle Sabbia Solidale, Consorzio Forestale di Valle Sabbia, oltre a Secoval, accedono a Interacta utilizzando anche diverse community dedicate ai progetti attivi, dove vengono raccolte tutte le attività ordinarie, in modo che tutti abbiano a colpo d’occhio una visione a 360° di tutte le attività in corso.
Un’altra necessità era quella di digitalizzare tutta la parte di gestione amministrativa, per avere un’amministrazione unica di tutte le società, che le supportasse a coordinare poi tutte le attività dei 40 comuni.
“This was done by creating six communities that interact with each other and enable us to digitally manage the entire workflow aspect in a simple way. This was previously done with separate tools, from email and Excel to an external software, and we struggled to keep track of all the information and tasks to be performed.”
La necessità era quella di gestire le richieste telefoniche dei cittadini per tutto quello che riguarda l’efficientamento energetico e il sistema di raccolta rifiuti dei Comuni. Prima di Interacta, l’attività veniva gestita manualmente dagli operatori, che procedevano a smistare le richieste e a dirottarle sull’operatore competente.
Adesso, grazie a Interacta, è stata attivata l’interoperabilità con l’applicativo esterno già utilizzato per la gestione del call center che, quando arriva una telefonata, compila in automatico la richiesta su Interacta con tutte le informazioni necessarie a velocizzare le attività di presa in carico delle richieste e sgravare gli operatori della raccolta di dati.
Uno dei valori cardine di Secoval infatti è l’ascolto delle reali necessità di ciascun Comune e delle persone, in ottica di miglioramento continuo. Per questo, la Società pone sempre massima attenzione anche alla raccolta di feedback, con l’obiettivo di perfezionare le community in base ai suggerimenti degli utilizzatori che sorgono di volta in volta.
Ogni processo non è quindi statico in nome del “Si è sempre fatto così”. Anzi, secondo Luca Belli, “l’adozione di Interacta, supportata anche dalla spinta alla digitalizzazione delle PA a livello nazionale, ha creato un circolo virtuoso nella gestione di tutte le attività delle diverse società e dei Comuni”.
Results
La tecnologia e la digitalizzazione sono in grado di innescare un circolo virtuoso per le aziende e le persone delle organizzazioni, anche pubbliche.
Nobody is immune to the change. The change is across the board.
“Using Interacta, we’ve noticed myriad advantages over time. There was a degree of diffidence in the beginning, but now we’re often being asked to add more processes onto the platform.”
La tecnologia e la digitalizzazione sono degli alleati: le persone per cavalcare la digital transformation devono costantemente curare, rafforzare e condividere le loro competenze. Portando così coinvolgimento e impatto positivo all’interno dell’organizzazione.
We asked Luca what companies can do to support people, including those working in the public administrations (PAs):
“Companies need to assist people with support tools to close the “gap” between hard and soft skills. They need to prevent the skills curve from declining, also by using sharing and collaboration systems like Interacta.”
Another major result achieved by Secoval, and by all the other companies, concerns the relationship with the parent company, Comunità Montana Valle Sabbia. Belli explained this to us:
“With Interacta, the relationship improved, thanks to the streamlining of communication and internal flows. Before, various software programmes were used to manage the flows. The systems were not interconnected and communication between the companies was challenging. Now, the administrative and internal communication management processes are simple and streamlined, with more frequent and less formal interactions between people.”
What’s more, the National Recovery and Resilience Plan (NRRP) has opened up new opportunities to be seized for digitisation, which Italy's municipalities can use as a driver to proactively reinterpret change.
In Secoval, l’adozione di Interacta unita alle misure del PNRR di digitalizzazione ha portato a 3 grandi risultati:
Secoval ha trovato in Interacta uno strumento in grado di digitalizzare i processi di oltre 40 comuni, semplificando la collaborazione tra le società e migliorando la gestione interna dei processi.
Grazie alla creazione di community dedicate alla Comunicazione Interna, all’Amministrazione, ai progetti e alle richieste di ticketing IT, Secoval ha ottenuto una gestione ottimizzata e trasversale dei processi di digitalizzazione, permettendo un’analisi più approfondita dei dati e rendendo le informazioni fruibili anche agli operatori comunali e ad altri interlocutori esterni.
Nel corso dell’ultimo anno, i risultati ottenuti sono stati notevoli. Rispetto all’anno precedente, l’operatività gestita su Interacta è letteralmente esplosa: i post pubblicati al giorno sono aumentati del 55%, mentre i commenti giornalieri sono aumentati del 45%, evidenziando un maggiore coinvolgimento e interazione degli utenti.
The upward trend in these results highlights the positive adoption of Interacta by the municipalities involved, confirming the benefits and importance of an optimised management of digital transformation processes.
Diffusione della collaborazione su una piattaforma unica e accessibile: grazie alle community create su Interacta, le diverse società coinvolte nel progetto possono gestire la comunicazione interna, l’amministrazione, i progetti e le richieste di assistenza in modo collaborativo, semplificando i processi di gestione delle attività.
Mai più senza il tracciamento puntuale del flusso di attività nelle community:
“Prima era faticoso conoscere lo stato di avanzamento e chi avesse in carico l’attività. Con Interacta abbiamo completamente abbattuto l’incertezza delle comunicazioni via email e via chat”.
The full automation of support requests from the municipalities resulted in areduction of more than 50 calls a day to the Secoval switchboard.
What’s more, the processes for requesting quotations and issuing orders are
managed entirely in Interacta, saving time, emails and printed paper.
