Pattern has optimized ESG Budget Management thanks to Interacta

The challenge

Optimizing ESG data collection to improve efficiency and transparency

Since 2015, Pattern has been drawing up an annual Sustainability Report (ESG), showing particular attention and interest in the environmental footprint and social dynamics of the group.

La crescita dell’azienda e l’aumento della complessità hanno reso indispensabile una ristrutturazione del processo di raccolta dei dati.

Having 13 departments in 7 regions of Italy , in fact, means collecting a huge amount of data and coordinating the work of several people. This could lead to errors, delays and difficulties in consultation.

Pattern's needs, therefore, were:

• efficientare la raccolta dei dati tra diversi dipartimenti (Amministrazione, HR, Marketing, etc.)
• centralizzare in un unico luogo tutte le informazioni per il bilancio ESG
• automatizzare l’elaborazione e l’analisi dei dati, riducendo errori manuali
• garantire una facile accessibilità ai dati per tutti gli stakeholder coinvolti
• fornire visibilità delle performance ambientali e sociali in modo da raggiungere gli obiettivi di mitigazione e miglioramento continuo fissati dall’organizzazione

Before Interacta, to produce the annual ESG report, Pattern Group staff managed the collection, processing and subsequent reporting of the necessary data without any software. The data was collected by filling out spreadsheets and placing the documents in shared folders. The related reporting was also done manually, via spreadsheet. Communications on these activities took place via classic email.

L’obiettivo principale era, dunque, strutturare un processo fino a quel momento strutturato e dispendioso secondo logiche di miglioramento continuo.

The solution

Pattern Selects Interacta to Centralize ESG Data Management

Nel 2023 Pattern ha scelto Interacta come unica soluzione per realizzare e strutturare il processo di raccolta dei dati ambientali e sociali del Bilancio ESG.

Con il supporto degli esperti Interacta, è stata creata una mappatura completa dei dati, classificati per tipologia e dipartimento. Questo schema ha poi costituito la base per strutturare la raccolta all’interno della piattaforma.

Pattern ha organizzato Interacta in diversi spazi, ciascuno contenente community specifiche, progettate per raccogliere e classificare in modo chiaro i dati relativi ai diversi ambiti (anche detti scope) del bilancio ESG.

Adesso con Interacta il processo è chiaro: gli stakeholder aziendali raccolgono i dati ambientali e sociali all’interno di apposite community. L’interazione attraverso commenti o task aiuta a identificare eventuali errori e mancanze.

Soon, Interacta will also be used for the governance part.

Interacta offre un unico punto di accesso: il team ESG accede direttamente su Interacta per controllare i consumi di CO2, che vengono calcolati automaticamente dalla piattaforma, e per comunicare con gli stakeholder interni.

Furthermore, the centralized Data Analytics system allows you to monitor consumption trends and the organization structure thanks to constantly updated dashboards.

“Abbiamo scelto Interacta rispetto ad altri strumenti perché è flessibile e collaborativa e consente ai tanti hub della nostra realtà di poter eseguire in maniera autonoma il proprio pezzo del lavoro, facendolo poi convogliare nell’unica raccolta riguardante il bilancio”, racconta Laura Greppi, ESG Manager di Pattern.

Results

Automating and simplifying ESG data management with Interacta

Interacta è stata uno strumento risolutivo per Pattern, soprattutto riguardo la creazione del processo. Con la piattaforma è stato possibile automatizzare un flusso lungo e laborioso (quello riguardante la richiesta, l’inserimento, la valutazione e l’approvazione finale del dato). Interacta mostra chiaramente a che punto del processo si è e lo stato di avanzamento di un dato.

Inoltre, Interacta facilita la verifica di terze parti. La piattaforma consente di costruire uno storico del dato sempre accessibile e di risalire in ogni momento a documenti e allegati rilevanti.

Among the Pattern corporate population, Interacta has been received very positively , precisely because of its intuitiveness and ease of use. These factors have therefore made the integration process quick and smooth.

In summary, the implementation of Interacta led to the following results:

• Risparmio di tempo nella ricerca dei dati: i dati raccolti sono centralizzati, essendo disponibili in un unico posto accessibile a tutti gli stakeholder.
• Scalability and flexibility: la soluzione è implementabile su tutte le categorie ESG (Scope 1, 2, 3), a seconda delle esigenze aziendali e delle evoluzioni normative in ambito ESG.
• Monitoraggio costante: aggiornandosi costantemente, le dashboard permettono di avere una visione completa della propria situazione in termini di sostenibilità.
• Riduzione degli errori di compilazione e di calcolo: il caricamento del dato avviene direttamente sulla piattaforma e il calcolo del consumo di CO2 è automatico e reso disponibile immediatamente.

“Il lavoro che siamo riusciti a fare con Interacta sulla parte ambientale per noi è senza precedenti. Per quanto riguarda la parte social, i risultati sono buoni nonostante ci sia poca letteratura di riferimento. E lavorare attraverso la piattaforma, ci ha fatto riflettere sulle migliorie che possiamo apportare”, afferma Laura Greppi, ESG Manager di Pattern.

Strengths

• A team of experts to support you
• Easy to use platform
• Collaborative aspect

Never again without Interacta because

Chi si occupa di bilancio ESG deve fare i conti con svariate attività (audit in filiera, sistemi di gestione di salute e sicurezza, manutenzione delle macchine, gestione prodotti chimici in filiera, solo per citarne alcune).

La versatilità e la flessibilità di Interacta permettono, con un solo strumento, la gestione di diverse parti della filiera, senza dover acquistare tanti strumenti verticali.

In addition, regulations related to ESG issues are constantly updated, which requires greater flexibility and adaptability than a pre-packaged tool.

Value for business

Interacta ha permesso di risparmiare tempo grazie a un processo univoco e definito di raccolta dati, abilitato un data-driven decision-making per la realizzazione di strategie sostenibili e garantito maggiore trasparenza e controllo dei dati.