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Whatsapp aziendale: è davvero la soluzione migliore?

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Whatsapp aziendale: è davvero la soluzione migliore?

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Da circa un anno si sente parlare sui notiziari di una falla di sistema scoperta nella più popolare app di messaggistica istantanea del mondo. Stiamo parlando ovviamente di WhatsApp. Un gruppo di ricercatori ha infatti rilevato una grossa vulnerabilità nel sistema che permette agli hacker di spiare e rubare facilmente i dati contenuti sui dispositivi come chat, foto, contatti e molto altro materiale sensibile. 

Se già i timori delle persone che utilizzano comunemente WhatsApp per semplici interazioni quotidiane con amici o familiari sono tanti, i dubbi sull’utilizzo di WhatsApp come strumento aziendale sono ancora maggiori. 

Whatsapp aziendale: è uno strumento sicuro da utilizzare per comunicare
e condividere documenti e informazioni con colleghi, clienti e fornitori?

Il software di proprietà di Facebook è un servizio di messaggistica privata e non di tipo corporate, dove l’azienda ha totale governabilità delle comunicazioni, dei dati e dei processi. Ciò significa che in caso di allarme hacker o di cyberspionaggio, l’azienda non può prendere alcuna misura di protezione, come cancellare le conversazioni salvate, disabilitare gli accessi o rimuovere gli utenti dai gruppi.

 

WhatsApp aziendale: i problemi principali 

Ad oggi, WhatsApp è l’app più utilizzata in Italia ed è ormai naturale utilizzarla anche per comunicare con colleghi e clienti. Secondo Morning Consult, il 69% delle piccole e medie imprese la usa per interagire con i clienti, mentre il 52% la considera un importante strumento per comunicare con il team. La sua popolarità e la sua semplicità l’hanno resa nel tempo parte integrante dei processi di business. 

I dati e gli studi recenti hanno fatto emergere, però, come l’uso di Whatsapp a livello aziendale può portare a gravi problemi di sicurezza. Non esiste un sistema centrale per la protezione dei dati: in caso di smarrimento dello smartphone, chi ne dovesse entrare in possesso potrebbe accedere a informazioni aziendali importanti, magari riservate o contenenti dati sensibili. Anche nel caso un collaboratore decidesse di cambiare lavoro, si porterebbe con sé tutte le conversazioni effettuate e i documenti condivisi dal suo dispositivo.

Ma Whatsapp presenta anche altri due grossi problemi strutturali che non lo rendono idoneo all’uso aziendale:

  • Non possiede un sistema centrale di controllo che raccolga e strutturi tutte le informazioni aziendali, permettendo di monitorare in modo efficiente tutti i processi e la gestione delle attività.
  • Non è integrabile agli altri sistemi e strumenti corporate. Tutte le conversazioni nelle chat diventano così un garbuglio di informazioni che vanno ulteriormente selezionate, classificate e riportate manualmente sui gestionali aziendali per essere disponibili e analizzate in futuro. Un’operazione estremamente complessa e time-consuming.

 

La soluzione migliore non è Whatsapp, ma un’alternativa social

WhatsApp può causare problemi in termini di sicurezza, governabilità e rintracciabilità delle informazioni aziendali. Inoltre non è in linea con la crescente necessità delle persone di collaborare in modo rapido e intuitivo, attraverso quelle funzionalità social che si usano tutti i giorni per condividere qualcosa con amici o familiari.

Occorre dunque una soluzione che garantisca totale sicurezza, ma che sia anche user-friendly, facile da usare e di rapida consultazione, capace di organizzare razionalmente il magnum informativo e il patrimonio conoscitivo aziendale.

Del resto, sempre più persone usano le cosiddette app consumer nella loro quotidianità e sarà più facile per loro adattarsi a modalità di collaborazione abilitate da una piattaforma social aziendale che consenta di comunicare in real-time, ma anche di tenere traccia e strutturare queste comunicazioni.

 

Il nuovo Social Process Management per la collaboration aziendale

Social Process Management è il nuovo approccio che permette di gestire i processi aziendali in modo strutturato e sicuro, ma anche rapido, semplice e intuitivo. In una parola: social.

Interacta è la prima piattaforma proposta da Injenia per la gestione dei processi in chiave social. È intuitiva e semplice da usare, proprio come WhatsApp, ma è anche un potente strumento per monitorare centralmente i processi aziendali e raccogliere tutti i dati utili in formato digitale, senza la necessità di doverli trascrivere. Non solo documenti e procedure già strutturate, ma anche tutto l’insieme di quelle informazioni volatili che prima si perdevano nelle interazioni tra pochi, nelle telefonate o, appunto, nelle chat di WhatsApp.

Grazie a Interacta, le persone potranno collaborare e definire workflow ad hoc per ogni attività semplicemente scrivendo un post sulla piattaforma. Il post viene visualizzato in tempo reale da tutti i membri delle community di processo. Ognuno può offrire aiuto sulle community, aggiungendo commenti e like o allegando foto e documenti. Mentre si lavora, tutte le informazioni sono raggruppate e classificate e il processo è monitorato nella sua interezza.

Leggi come è stata migliorata la collaboration in Barilla, Zuegg, Europcar e Gruppo Lando.

I vantaggi di Interacta

Le nuove forme di social collaboration abilitate da Interacta permettono di ottenere cinque importanti vantaggi operativi e di business:

  • Strutturare la collaboration tra persone. Grazie a Interacta, si comunica e si condividono informazioni, documenti e procedure con le stesse dinamiche social a cui siamo abituati tutti i giorni. La collaborazione avviene sia tra i team interni che con altre aree aziendali.
  • Diffondere la conoscenza delle singole persone, che diventa patrimonio aziendale e, pertanto, facilmente accessibile. In questo modo non occorre interrompere il lavoro quando una figura senior è assente. Inoltre le informazioni importanti rimangono in azienda anche se qualcuno decidesse di cambiare lavoro, mentre chi subentra può trovare uno storico di informazioni utili da consultare per iniziare.
  • Semplificare l’analisi e l’interpretazione dei dati e delle attività. Interacta raccoglie, organizza e analizza tutte le informazioni, strutturate e non, in modo da offrire alla direzione un quadro completo e aggiornato in tempo reale di tutto ciò che avviene in azienda.
  • Aumentare l’engagement delle persone. Sulla piattaforma ognuno può partecipare attivamente alla definizione delle strategie e delle tattiche operative, può offrire e ricevere aiuto e formazione personalizzata. Vi è confronto diretto e maggiore riconoscimento dei successi personali, aumentando la motivazione dei team ed evidenziandone meriti e obiettivi raggiunti.
  • Garantire la sicurezza. Interacta è una piattaforma aziendale che permette di gestire i processi e le comunicazioni in modo sicuro, grazie a funzionalità evolute di secure data storage, controllo granulare degli accessi e security encryption system.

Per questi motivi Interacta, la soluzione per il social process management di Injenia, si rivela uno strumento prezioso che risponde alle attuali esigenze di controllo della sicurezza e, allo stesso tempo, mette al servizio delle persone una piattaforma di collaborazione facile e intuitiva, che semplifica lo scambio di know-how, l’autoregolamentazione e l’innovazione bottom-up.

Scopri tutti i vantaggi di Interacta specifici per il tuo settore

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