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Perché non usare Whatsapp come strumento di lavoro

Perché non usare Whatsapp come strumento di lavoro

Perché non usare Whatsapp come strumento di lavoro

14 Maggio 2019 – È notizia di oggi che l’applicazione di messaggistica istantanea WhatsApp ha rilevato una vulnerabilità di sistema che permette agli hacker di spiare e rubare i dati contenuti sui dispositivi. Al momento, non è ancora possibile stabilire quante persone siano state vittima dello spionaggio e da quanto tempo si stia verificando. I ricercatori parlano di una falla estremamente grave usata per accedere a chat, foto, contatti e qualsiasi dato sensibile contenuto sui dispositivi.

Questa notizia fa sorgere una domanda importante sull’uso di WhatsApp come strumento aziendale:

 

WhatsApp è uno strumento sicuro da usare in azienda per comunicare e condividere documenti e informazioni con colleghi, clienti e fornitori?

 

La risposta è che WhatsApp è un servizio di messaggistica privata e non di tipo corporate, ovvero su cui l’azienda ha totale governabilità delle comunicazioni, dei dati e dei processi che gestisce. Quindi, in caso di allarme hacker o di cyberspionaggio, l’azienda non può prendere nessuna misura di protezione, come cancellare le conversazioni salvate, disabilitare gli accessi o rimuovere gli utenti dai gruppi.

 

I problemi di WhatsApp per uso aziendale in Italia

Ad oggi, WhatsApp è l’app mobile più utilizzata in Italia (dato AppAnnie) ed è ormai naturale usarla anche per comunicare con colleghi e clienti. Secondo Morning Consulting, il 69% delle piccole e medie imprese la usa per interagire con i clienti, mentre il 52% la considera uno strumento importante per comunicare con il team e, quindi, una parte integrante dei processi di business.

Ma l’uso aziendale di Whatsapp può portare a problemi di sicurezza, come dimostrato dalla falla appena rilevata. Inoltre, non possiede un sistema centrale per proteggere i dati aziendali: in caso di smarrimento dello smartphone, chi ne dovesse entrare in possesso potrebbe accedere a informazioni e segreti aziendali importanti. Anche nel caso un collaboratore decidesse di cambiare lavoro, si porterebbe con lui tutte le conversazioni effettuate e i documenti condivisi dal suo smartphone.

Ma, al di là della sicurezza, WhatsApp presenta altri due problemi se usato come strumento aziendale:

  • Non ha un sistema centrale di controllo che raccolga e strutturi tutte le informazioni aziendali e, quindi, che permetta di monitorare in modo efficiente tutti i processi e la gestione delle attività.
  • Non è integrabile agli altri sistemi e strumenti corporate. Tutte le conversazioni sulle chat diventano così un garbuglio di informazioni che vanno ulteriormente selezionate, classificate e riportate manualmente sui gestionali aziendali per essere disponibili e analizzate in futuro: un’operazione estremamente complessa e time-consuming.

 

La soluzione? Una piattaforma social, ma sicura e amministrata centralmente

WhatsApp può causare problemi in termini di sicurezza, governabilità e rintracciabilità delle informazioni aziendali. Dall’altro lato, manifesta la crescente necessità delle persone di collaborare in modo rapido e intuitivo, attraverso funzionalità social che si usano tutti i giorni per comunicare con familiari o amici.

Occorre dunque una soluzione che garantisca totale sicurezza, ma che sia anche user-friendly, facile da usare e di rapida consultazione, capace di organizzare razionalmente il magnum informativo e il patrimonio conoscitivo aziendale.

Del resto, le persone già usano le cosiddette app consumer durante la loro vita quotidiana e sarà più facile per loro adattarsi alle modalità di collaborazione abilitate da una piattaforma social aziendale che consenta di comunicare in real-time, ma anche di tenere traccia e strutturare queste comunicazioni.

 

Social Process Management: l’approccio sistemico per la gestione social dei processi

Social Process Management è il nuovo approccio che permette di gestire i processi aziendali in modo strutturato e sicuro, ma anche rapido, semplice e intuitivo – in una parola social.

Interacta è la prima piattaforma proposta da Injenia per la gestione dei processi in chiave social: è intuitiva e semplice da usare come WhatsApp, ma è anche uno strumento potente per monitorare centralmente i processi aziendali e raccogliere tutti i dati utili in formato digitale, senza bisogno di doverli trascrivere. Non solo documenti e procedure già strutturate, ma anche tutto l’insieme di quelle informazioni volatili che prima si perdevano nelle interazioni tra pochi, nelle telefonate o, appunto, nelle chat di WhatsApp.

Grazie a Interacta, le persone potranno collaborare e definire workflow ad hoc per ogni attività semplicemente scrivendo un post sulla piattaforma. Il post viene visualizzato in tempo reale da tutti i membri delle community di processo. Ognuno può offrire aiuto sulle community, aggiungendo commenti, like o allegando foto e documenti. Mentre si lavora, tutte le informazioni sono raccolte e classificate e tutto il processo è monitorato nella sua interezza.

Le nuove forme di social collaboration abilitate da Interacta permettono di ottenere quattro importanti vantaggi operativi e di business:

  • Strutturare la collaboration tra persone: grazie a Interacta, si comunica e si condividono informazioni, documenti e procedure, con le stesse dinamiche social di tutti i giorni. La collaborazione avviene sia tra i team interni che con altre aree aziendali.
  • Diffondere la conoscenza delle singole persone, che diventa patrimonio aziendale e, pertanto, facilmente accessibile. Così, non occorre interrompere il lavoro quando una figura senior è assente. Allo stesso modo, le informazioni importanti rimangono in azienda se qualcuno decidesse di cambiare lavoro e chi subentra ha già tutto pronto per iniziare, senza bisogno di lunghi passaggi di consegne.
  • Semplificare l’analisi e l’interpretazione dei dati e delle attività: Interacta raccoglie, organizza e analizza tutte le informazioni, strutturate e non, in modo da offrire alla direzione un quadro completo e aggiornato in tempo reale di tutto ciò che avviene in azienda.
  • Aumentare l’engagement delle persone: sulla piattaforma, ognuno partecipa attivamente alla definizione delle strategie e delle tattiche operative, può offrire e ricevere aiuto e formazione personalizzata. Vi è confronto diretto e maggiore riconoscimento dei successi personali: tutto ciò aumenta la motivazione dei team, evidenziandone i meriti e gli obiettivi raggiunti.
  • Garantire la sicurezza: Interacta è una piattaforma aziendale che permette di gestire i processi e le comunicazioni in modo sicuro, grazie a funzionalità evolute di secure data storage, controllo granulare degli accessi e security encryption system.

 

Così Interacta, la soluzione per il social process management di Injenia, si rivela uno strumento prezioso che risponde alle attuali esigenze in termini di sicurezza e, allo stesso tempo, mette a servizio delle persone una piattaforma di collaboration facile e intuitiva, che agevola lo scambio di know-how, l’autoregolamentazione e l’innovazione bottom-up.

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