Il software per la manutenzione che rende social (e più efficienti) i processi manutentivi

La continuità e l’efficienza operativa sono prerequisiti indispensabili per qualsiasi azienda, e si ottengono intervenendo sulla gestione dei processi in modo da renderli fluidi, flessibili, resilienti.

È evidente come continuità ed efficienza delle attività di un impianto industriale siano state messe a dura prova a causa dell’emergenza: è stato infatti necessario ridisegnare le routine produttive per garantire la sicurezza nel plant, rispettando il distanziamento sociale e prevedendo una frequente sanificazione. È stato quindi inevitabile ridurre quei momenti di allineamento e team building necessari a mantenere i livelli di produzione costanti e, su un piano altrettanto importante, a far sentire le persone parte di un team motivato rispetto agli obiettivi aziendali. 

In particolare questa situazione ha impattato in modo negativo in ambito manutentivo, in cui allinearsi significa prendere in carico velocemente le segnalazioni ed eseguire interventi in modo rapido e risolutivo, evitando fermo macchine e blocchi produzione.

Ulteriori e non secondarie difficoltà hanno complicato la trasmissione delle informazioni all’interno del plant, producendo nuovi ostacoli nelle comunicazioni tra i direttori di produzione e gli operatori dei team manutentivi, chiamati a intervenire sia per risolvere guasti sia per procedere alle attività ordinarie. 

Un software per la manutenzione basato su dinamiche social — ma che allo stesso tempo strutturi processi e informazioni — può aiutare a gestire i processi manutentivi, introducendo nuove modalità di collaborazione più intuitive, spontanee ed efficaci.

I danni collaterali della mancata collaborazione e di una comunicazione inadeguata 

Collaborare senza malfunzionamenti o colli di bottiglia, soprattutto informativi, è sempre stata una sfida per qualsiasi azienda si trovi a competere nell’economia digitale. Ma durante l’emergenza, si sono create circostanze che hanno determinato:

• discontinuità o addirittura interruzione della produzione. Per motivi di sicurezza o per mancanza di domanda dovuto alla quarantena, a marzo 3 milioni di lavoratori sono stati costretti a rimanere casa (il Sole 24 Ore, 13 marzo 2020), in particolare nel settore metalmeccanico; 
• l’esigenza di nuove garanzie di sicurezza: ingenti perdite di profitto per le consegne mancate o in ritardo, elevati costi collaterali imputabili alla messa in sicurezza e alla sanificazione di spazi, impianti e macchinari, necessità di nuove pratiche di gestione risorse umane, con turni ridotti e più serrati.

A questi due ordini di problemi se ne aggiungono altri che sono strutturali, che contraddistinguono vale a dire il funzionamento stesso di un impianto industriale:

• la difficoltà di un monitoraggio in tempo reale dello stato della manutenzione,
• l’inefficienza del sistema di segnalazione guasti,
• l’accumularsi di ritardi nella soluzione delle anomalie, a causa dei tempi troppo lunghi di  presa in carico degli interventi,
• la presenza di troppi strumenti di comunicazione, alcuni addirittura non aziendali come app di messaggistica istantanea, che sono utilizzati impropriamente o in modo inefficiente da un capo all’altro della produzione per verificare lo stato degli interventi e prenderli in carico.

La situazione è stata e continuerà ad essere complessa, ma c’è un modo per migliorarla, sia in riferimento alle contingenze, sia se ci poniamo in un’ottica di prevenzione, sia in vista della ricostruzione: si tratta di affidarsi a una metodologia per la gestione dei processi che riesca:

• a creare i presupposti per una manutenzione davvero collaborativa,
• a sviluppare una conoscenza manutentiva condivisa, 
• a offrire una vista complessiva, granulare e personalizzata sui dati prodotti nei processi manutentivi, 
• ad aumentare l’engagement del team manutentivo. 

Questa metodologia è il Social Process Management, ed opera concretamente attraverso Interacta, il software per la manutenzione originale Injenia: semplice e naturale come gli strumenti che usiamo tutti i giorni e capace, allo stesso tempo, di strutturare processi e info. 

Interacta per gestire la manutenzione in modo social

Il Social Process Management è una metodologia innovativa capace di ottimizzare e accelerare i workflow aziendali in maniera semplice, veloce e trasparente, anche e soprattutto ora. Interacta è la piattaforma italiana che permette ai team manutentivi di comunicare in modo social e, allo stesso tempo, di gestire e storicizzare le informazioni e i processi legati alle attività manutentive. 

Gestire interventi su macchinari e asset diventa più semplice, intuitivo e naturale. Cose fondamentali oggi, nella complessità dell’emergenza. 

La gestione degli interventi manutentivi è completamente supportata da Interacta, che permette, per esempio, la creazione di community di pronto intervento, in cui gli utenti possono aprire un post per segnalare malfunzionamenti o guasti. Il post è visibile a tutta la community: i manutentori coinvolti possono dunque prendere in gestione i diversi task e risolvere tempestivamente il problema. Nei post è possibile fornire aiuto attraverso i commenti o allegare documenti, procedure, immagini o video. Si possono anche menzionare colleghi con specifiche skill attraverso la funzionalità @mention. 

Tutti sono allineati in real-time, senza bisogno di ulteriori meeting che interrompono le attività manutentive e sono ancora più complessi da gestire nella situazione attuale. 

Usare Interacta per gestire i processi manutentivi: i vantaggi 

• Allineamento costante anche se i turni sono ripensati, accorciati, spostati: al cambio turno basta un click per vedere sulla bacheca tutti gli eventi sugli interventi.
• Facilità di ricerca: si può trovare facilmente ciò che serve grazie alle funzioni avanzate di ricerca semantica.
• Invio di informazioni e allegati: il passaggio dei documenti necessari (per esempio le foto di un macchinario non funzionante) avviene a distanza, anche da remoto.
• Diffusione di conoscenza tecnica e di best practice per affrontare le diverse situazioni di difficoltà che possono crearsi nel plant, tra vari plant e tra team legati al plant in riferimento a produzione, manutenzione, sicurezza, qualità, management, sales, marketing, amministrazione, …
• Minimizzazione del rischio di uso di app non aziendali da casa o nel plant: interacta struttura tutti i processi e le comunicazioni, evitando perdite di informazioni e confusione.

Integrazione totale con il software di manutenzione

Interacta non si sostituisce, ma potenzia i tradizionali gestionali, ERP e CMMS, li porta su un altro livello, facendo circolare più naturalmente le informazioni e le comunicazioni, non sempre tracciate dagli strumenti tradizionali. 

I vantaggi di business di una manutenzione social 

Ripensare la manutenzione in ottica social può portare a vantaggi concreti di business, ancora più essenziali in questo momento per rimanere competitivi: 

• Minor tempo di presa in carico e gestione degli interventi.
• Riduzione dei costi di manutenzione.
• Riduzione degli scarti industriali per rispondere al meglio ai criteri di sostenibilità.

Il SPM permette di agire dunque su processi, info e flussi informativi. Per aiutare le aziende a prendere coscienza delle criticità che si possono incontrare nella gestione della manutenzione abbiamo preparato una checklist che evidenzia i principali problemi dei flussi informativi nel plant e fornisce la soluzione per iniziare a ripensarli: