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La gestione della manutenzione nel post Covid-19

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La gestione della manutenzione nel post Covid-19

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La pandemia degli scorsi mesi ha apportato cambiamenti radicali nel modo di creare valore, produrre e consumare. Come la maggior parte dei settori, anche quello delle aziende manifatturiere ha dovuto affrontare un cambiamento inaspettato e repentino. 

Tra intoppi, colli di bottiglia, picchi imprevedibili di domanda o carenza di offerta, continuano ad esserci problemi nel garantire la corretta business continuity. Tutto questo ha un impatto particolarmente importante sulla gestione della manutenzione. Se affrontare la fase 1 tra quarantena, misure di prevenzione restrittive e smart working è stato difficile, ora occorre guardare avanti con consapevolezza, perché la fase di ripartenza, se non gestita adeguatamente, può risultare altrettanto complessa. 

 

Gestione della manutenzione: i problemi principali

Partiamo da un presupposto: il settore manutentivo è un settore tradizionalmente poco digitalizzato. Il lockdown ha solamente contribuito ad amplificare quel tipo di problemi che in verità ci sono sempre stati, come: 

    • mancanza di allineamento tra team manutentivi
    • difficoltà nel condividere conoscenze
    • affidamento su gestionali e CMMS complessi 
    • conseguente utilizzo di strumenti di collaborazione poco sicuri, come WhatsApp (ne abbiamo parlato nel dettaglio in questo articolo)

In questo periodo per attuare le norme di distanziamento sociale senza rinunciare al proseguimento delle attività lavorative, si è virato su diverse soluzioni. 

Prima fra tutte, la divisione del lavoro in turni. Per evitare grossi assembramenti sui luoghi di lavoro, molte grandi aziende hanno adottato un sistema a turni in diverse fasce orarie, spesso senza neanche la possibilità per i colleghi di incontrarsi e fermarsi a parlare. Se prima dunque i colleghi sul luogo di lavoro o al cambio turno condividevano le informazioni sul lavoro svolto, ora quell’interazione viene a mancare o, comunque, si riduce drasticamente.

Seconda: spesso team e responsabili lavorano a distanza. Mentre i team operativi sono effettivamente sulla linea di produzione, il responsabile di manutenzione potrebbe ad esempio essere in smart working altrove. Questo può creare intoppi laddove manca la conoscenza specifica. Se il manutentore senior si trova ad operare su un solo turno specifico o da casa, farà fatica a condividere in modo chiaro e senza fraintendimenti la conoscenza con tutto il reparto senza poterlo seguire direttamente. Viceversa, molte delle informazioni provenienti dal team si perdono, e i responsabili perderanno un’importante fetta di dati che, se strutturati e condivisi, potrebbero tornare molto utili per l’azienda.

Per riassumere: in una situazione in cui le interazioni faccia a faccia sono ridotte, dove le presenze in fabbrica sono contingentate da turni ristretti, dove una parte del personale lavora da casa, diventa fondamentale far circolare bene le informazioni, far sì che gli allineamenti avvengano anche a distanza o in modo asincrono. Anche quando non c’è la possibilità di svolgere meeting a ogni cambio turno, occorre rendere disponibili le informazioni di aggiornamento velocemente e in qualunque momento.

 

La sfida: innovare la gestione della manutenzione

L’emergenza dunque ha semplicemente reso evidente quello che si intuiva da tempo: innovare i processi di gestione della manutenzione, così da renderla più semplice, rapida e sicura. Non solo per avere le giuste piattaforme digitali nel caso di imprevisti futuri, ma anche perché è il mercato che lo chiede. Questo è fondamentale per: 

  • creare i presupposti per una gestione della manutenzione veramente collaborativa
  • sviluppare una conoscenza manutentiva condivisa
  • offrire una visuale complessiva, granulare e personalizzata sui dati, prodotti durante i processi
  • aumentare l’engagement dei team 

In una nostra indagine rivolta alle aziende italiane, alla domanda Su quale aspetto l’azienda dovrebbe agire con più urgenza per ripartire al meglio?, il 42% degli intervistati ha risposto che è fondamentale un cambiamento dei processi, dei servizi e del modo di lavorare. 

Configurare i processi è importante per prendere in carico velocemente gli allarmi e allontanare il rischio di guasti e intoppi. I processi devono essere chiari e definiti, in modo da razionalizzare e gestire il tutto anche in una situazione straordinaria. Bisogna fare in modo che l’intero personale, dal dipendente con il più alto grado di anzianità al nuovo arrivato, sappia dove reperire le informazioni o come va eseguito un determinato compito. Nel caso di un nuovo assunto, quindi, anche senza una figura senior che lo affianchi passo per passo. 

È importante inoltre per l’azienda sapere se e quando le informazioni comportamentali sono state recepite e messe in atto dai dipendenti. Insomma, occorre un sistema che consenta di ottenere feedback immediati, senza eccessive perdite di tempo. 

Molte aziende manifatturiere che si sono ritrovate ad affrontare la ripartenza con difficoltà hanno compreso forse solamente ora quanto sia necessaria una trasformazione digitale importante. Adottare piattaforme di condivisione delle informazioni è oggi una prerogativa. Il Social Process Management è la soluzione ideale per ripartire al meglio.

 

La soluzione è il Social Process Management

Il Social Process Management è una metodologia innovativa capace di ottimizzare e accelerare i workflow aziendali in maniera semplice, veloce e trasparente. Il SPM si concretizza attraverso Interacta, la piattaforma italiana targata Injenia

Interacta permette ai team manutentivi di comunicare in maniera social e, allo stesso tempo, di gestire la manutenzione storicizzando informazioni e processi e intervenendo su macchinari e asset

Attraverso la creazione di community di pronto intervento, ad esempio, gli utenti possono aprire un post per segnalare malfunzionamenti o guasti. Il post è visibile a tutta la community: i manutentori coinvolti possono dunque prendere in gestione i diversi task e risolvere tempestivamente il problema. Nei post è possibile fornire aiuto attraverso i commenti o allegare documenti, procedure, immagini o video. Si possono anche menzionare colleghi con specifiche skill attraverso la funzionalità @mention.

 

Per saperne di più, leggi anche: Il software per la manutenzione che rende social (e più efficienti) i processi manutentivi

 

Nonostante dunque il sistema di turni e il lavoro a distanza, Interacta aiuta le aziende a condividere conoscenze e informazioni utili. In questo modo tutti sono allineati in real-time, senza bisogno di ulteriori meeting che rallentano la gestione della manutenzione, che in questo periodo sono ancora più difficili da conciliare.

 

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