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Come migliorare la comunicazione interna aziendale

Come migliorare la comunicazione interna aziendale

Le aziende vivono e crescono ogni giorno grazie a flussi di comunicazione che trasmettono le informazioni fondamentali al loro funzionamento. Era così prima del lockdown degli ultimi mesi e sarà così anche nel periodo della ricostruzione, ma le modalità e gli strumenti utilizzati dalla comunicazione interna aziendale dovranno necessariamente essere rinnovati, per riuscire ad adattarsi una realtà produttiva trasformata.

I software che meglio di altri si renderanno indispensabili alle imprese sono quelli che sapranno rispondere all’urgenza di una comunicazione interna che sia allo stesso tempo intuitiva e orizzontale ma anche puntuale ed efficace: si tratta delle più innovative soluzioni di social collaboration. Tra queste, c’è sicuramente Interacta.

 

Il contesto: gli strumenti per la comunicazione aziendale che migliorano la collaborazione

Secondo Grand View Research il mercato dei software di collaborazione valevano nel 2019 9,5 miliardi di dollari e prima della pandemia cresceva a un tasso annuale decisamente sostenuto (+12,7%) che secondo le previsioni si sarebbe mantenuto costante fino al 2027. Alla base di questa crescita poderosa venivano individuati due trend fondamentali: la digitalizzazione dei processi di comunicazione aziendale e l’aumento della necessità di scambio di dati attraverso interfacce semplici da visualizzare, interpretare, utilizzare. 

Le prospettive di crescita si sono ridimensionate a causa delle conseguenze prodotte dal Covid-19 sull’economia mondiale: le revenue nel mercato dei software di collaborazione sfiorano oggi i 2,5 milioni di euro, con un tasso di crescita annuale (2020-2025) del 4,5%, e un volume di mercato atteso di poco più di 3 milioni di euro entro il 2025. Si tratta di cifre confortanti che sembrano suggerire come l’introduzione e integrazione di strumenti per la comunicazione aziendale, anche alla luce di un contesto lavorativo profondamente trasformato, migliorerebbero di fatto la collaborazione.

 

L’esigenza: uno strumento fluido e intuitivo ma anche potente ed efficace

Lo sviluppo di tool di comunicazione aziendale che consentano una esperienza fluida tra diversi device risponde alla necessità dei lavoratori di ottenere un accesso wireless ininterrotto agli strumenti di gestione e di controllo dei flussi di lavoro. Le soluzioni devono quindi essere mobile first per facilitare le procedure operative da qualsiasi spazio e creare le condizioni per una collaborazione attiva, pur lavorando da remoto o in ​​movimento, che dia slancio allo sviluppo efficiente di prodotti o alla creazione di contenuti.

Le organizzazioni che adottano tecnologie moderne e innovative per la comunicazione interna intendono realizzare una connettività continua tra centri direzionali e workforce e tra i diversi team. Vogliono mantenere sempre il contatto, aumentare la produttività, promuovere la creatività, procedere a una raccolta sicura delle informazioni disperse su diversi dispositivi e piattaforme, integrare applicazioni on-premise e basate su cloud.

Per ottenere questi obiettivi, rimuovere gli ostacoli che potrebbero impedirne la realizzazione e maturare un vantaggio competitivo rispetto a chi ancora non si è dotato di tool adeguati,  è necessario investire sulla comunicazione interna e semplificarne i meccanismi, per renderla più inclusiva ed efficiente, adeguandola alle modalità con cui avvengono le nostre interazioni digitali: facendola diventare social.

 

Interacta: la comunicazione interna aziendale, in chiave social

Le componenti alla base di ogni ecosistema digitale per la comunicazione delle aziende sono tre: 

  1. i processi, per governare i business needs, 
  2. le persone, per agire il valore di business, 
  3. la tecnologia abilitante, per facilitare il lavoro delle persone.

Interacta, vincitrice nel 2018 del primo premio ai Digital360 Awards nella categoria Smart Working & Collaboration è la piattaforma evoluta per la comunicazione aziendale originale Injenia, che rende performanti queste tre componenti, attraverso l’attivazione di moduli progettati secondo le modalità di interazione digitale tipiche dei social.

  • Workflow manager per gestire la corretta implementazione di linee guida, suggerimenti, indicazioni che possono provenire sia dalla direzione, sia viaggiare in senso opposto o trasversalmente alla rete.
  • Chat per feedback condivisi con cui operare un fine tuning in real time tra i membri del team, trovare in tempi brevi la soluzione a eventuali criticità. È l’intelligenza collettiva all’opera: la messa in comune delle competenze dei singoli  che si integrano in un tipo di conoscenza superiore, al servizio degli obiettivi dell’azienda.
  • Task manager per l’esecuzione delle direttive, che consente di seguire senza incertezze l’andamento delle attività aperte, prese in carico, terminate e di responsabilizzare al tempo stesso i lavoratori.
  • Dashboard personalizzate per KPI, pannelli di controllo intelligenti, integrati, immediatamente comprensibili che migliorano l’esperienza di utilizzo e incoraggiano un clima positivo.
  • Post customizzabili per le interazioni e la condivisione delle best practice, che prevedono la possibilità di menzioni, commenti e hashtag, allegati (foto, video e documenti). 

Interacta integra in modo fluido gli strumenti aziendali in essere, come gestionali, ERP e CRM, risolvendo così i problemi legati alla moltiplicazione delle fonti, evitando i duplicati e la perdita di informazioni. 

 

L’evoluzione social delle intranet aziendali: Interacta per il Knowledge Management

Interacta è anche un ecosistema in cui la conoscenza aziendale viene strutturata, gestita, resa accessibile. Traduce in azioni effettive i principi della social collaboration di cui abbiamo parlato in modo approfondito in questo articolo.

 

Comunicazione strutturata e conoscenza diffusa

Interacta permette di avere una visione completa e di gestire in modo integrato il patrimonio di conoscenze aziendali, perché struttura il non strutturato: ordina e qualifica informazioni e documenti che non comprendono solo dati e procedure già strutturate sui sistemi legacy, ma anche tutte quelle informazioni volatili, condivise durante situazioni informali, così frequenti e così significative, spesso molto articolate e disperse sul territorio.

Grazie alla sua semplicità di utilizzo riduce notevolmente la quantità di mail, allegati e conversazioni presenti nelle app di messaggistica istantanea, canalizza le informazioni che prima venivano condivise attraverso vari canali, spesso opachi e poco sicuri. 

Organizza qualitativamente le informazioni: consente di individuare insight utili alla messa a punto delle best practice da adottare. Di fatto trasforma le competenze del singolo in intelligenza collettiva, ovvero la capacità di cogliere la conoscenza che risiede nel singolo per renderla patrimonio aziendale e diffonderla a tutti i membri dell’azienda.

 

Engagement e crescita professionale

Grazie a modalità di comunicazione e collaborazione più semplici, trasparenti e trasversali, le persone non hanno una visione parcellizzata delle attività, e possono accedere a una conoscenza diffusa, che contribuiscono a produrre in prima persona. Il coinvolgimento aumenta considerevolmente, con il risultato di una maggior partecipazione nel raggiungimento degli obiettivi e la possibilità reale di una crescita professionale.  

Il cambiamento è culturale ed è importante: le persone diventano il fulcro attivo del processo aziendale e sono più motivate a migliorare le loro performance. 

 

Interacta per Europcar: la comunicazione interna aziendale per ottimizzare i processi

Tra i clienti per i quali Injenia ha contribuito a implementare un sistema di comunicazione aziendale intuitivo e performante, sicuramente possiamo nominare il caso di successo di Europcar. Leader in ambito europeo per autonoleggio di macchine e furgoni, con 200 filiali presenti su tutto il territorio italiano, Europcar aveva la necessità di migliorare i suoi processi aziendali e ottimizzare la gestione delle informazioni, strutturandole. L’esigenza era quella di poter contare su uno strumento in grado di facilitare una comunicazione interna fluida ed efficace che supportasse la risoluzione tempestiva dei ticket gestionali tra le sedi periferiche e la sede centrale. 

All’interno di un’ottica di evoluzione digitale Europcar ha scelto Interacta come piattaforma social per la gestione e il monitoraggio delle richieste di supporto operativo e creazione delle procedure.

 

 

 

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